Bystyrekomiteene

REGLEMENT FOR BYSTYREKOMITEENE

Vedtatt i bystyrets møte 19.5.2011, trer i kraft etter konstituering 20.10.2011.     

§ 1   Valg, sammensetning og myndighetsområde.

1.1    Bystyret fastsetter selv til enhver tid antall komiteer og fordelingen av saksområder på komiteene.

1.2     Bystyret velger i sitt konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene. Bystyrets faste medlemmer, med unntak av formannskapets medlemmer, fordeles på komiteene. Varamedlemmer til komiteene velges blant bystyrets varamedlemmer

Medlemmer og varamedlemmer av kontrollkomiteen kan ikke velges som medlemmer og varamedlemmer av de øvrige komiteene.

1.3     Bystyret velger selv ledere og nestledere for komiteene.

1.4     Valget av leder og nestleder for komiteene skjer i tilknytning til fordelingen av bystyrets faste medlemmer på komiteene.

1.5     Leder og nestleder skal ikke tilhøre samme parti.

1.6     Medlemmer og varamedlemmer til formannskapet er ikke valgbare til kontrollkomiteen.

1.7     Ordføreren er bindeledd mellom komité og formannskap, og møter komitéledere  regelmessig.  Minst et møte annenhver måned.

1.8     Hver komité skal etablere et arbeidsutvalg bestående av leder og nestleder med komitésekretær som sekretariat. Rådmannen har møteplikt både i arbeidsutvalget og i komitémøtene.

1.9     Ordfører avgjør hvilken komité som får hovedansvaret for å realitetsbehandle og innstille i saker. Arbeidsutvalget i innstillende komité avgjør hvilke komiteer som eventuelt skal høres.

1.10   Det påhviler den enkelte komité:
·   å avgi innstilling til bystyret i løpende saker
·   å avgi uttalelse til formannskapet om rådmannens budsjett- og økonomiplanforslag
·   å avgi uttalelser i saker som forelegges av ordfører, formannskapet og/eller av andre komiteer.

1.11   Utover de saker som sendes til komiteen, kan komiteens medlemmer selv ta opp saker til behandling. Flertallet i komiteen kan beslutte at forslaget sendes bystyret uten nærmere behandling.  Det er opp til bystyret å avgjøre om saken skal fremmes på vanlig måte.

Dersom bystyret ønsker det, kan det utarbeides en ordinær sak, som følger vanlig saksgang.

1.12     Bystyrekomiteene har rett til å ta selvstendig initiativ overfor administrasjonen for å be om opplysninger eller utredninger.

1.13     Bystyrekomiteene har ansvar for å etterspørre og evaluere effekter av vedtak som er fattet innenfor sitt saksområde.

1.14   Hver bystyrekomité disponerer en egen budsjettpott som komiteen forvalter til kurs, befaringer, seminarer, frikjøpsordninger for saksordfører o.l.

§ 2     Komiteenes møteform.

2.1     Komiteene behandler sine saker i møte.

2.2.     Komitémøter avholdes i henhold til vedtatt møteplan og ellers når komitéleder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.

2.3     Komiteenes møter, med unntak av kontrollkomiteens møter, holdes for åpne dører, dersom ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt.

2.4     Foruten komiteens medlemmer har representanter fra formannskapet, rådmannen og revisjonsdirektøren møte- og talerett i komiteene.

§ 3     Forberedelser av saker til komiteen.

3.1     Møteleder setter opp sakslisten til komiteens møter.

3.2     Komiteene utpeker saksordførere med ansvar for å legge fram komiteens innstilling i bystyret, jfr. bystyrets reglement ?4.6. Saksordfører skal på en upartisk måte sammenfatte hva saken gjelder, gjengi flertallets avveininger og synspunkter opp mot mindretallets, samt konkludere med komitéflertallets innstilling i saken overfor bystyret. Komiteen kan, i saker hvor det  vurderes  som hensiktsmessig, oppnevne to saksordførere. Disse gjengir henholdsvis  flertallets  og mindretallets syn overfor bystyret.

Forøvrig gjelder bestemmelsene i bystyrets reglement.

§ 4 Komitélederens arbeidsoppgaver

4.1  Komitéleder sørger for at komiteen blir orientert om store saker på et tidlig tidspunkt i saksgangen.

4.2  Komitéleder sørger for at komitémedlemmene får tilstrekkelig opplæring innenfor saksfeltet og i relevante lover og reglement.

4.3  Komitéleder i samarbeid med rådmann og sekretariat sørger for at
komitémedlemmene holdes orientert om aktuelle problemstillinger innenfor saksfeltet og sørger for at medlemmene innenfor rammen av eget budsjett kan delta på relevante kurs/ konferanser/møter etc.

4.4  Komitéleder sørger for at det gjennomføres temamøte og høring etter behov.

4.5   Komitéleder sørger for at det utarbeides halvårsplaner, slik at komiteens medlemmer i   god til får anledning til å sette seg inn i sakene og eventuelt innhente ytterligere   opplysninger eller planlegge høringer.

§5     Saksbehandling i komiteen.

5.1     Bystyrekomiteene legger fram innstilling for bystyret i alle saker som forutsettes sluttbehandlet i bystyret.

5.2     Når komitéen behandler en sak, kan den vedta:

• innstilling til bystyret
• å uttale seg til innstillende komité
• å utsette saken til et senere møte, for eksempel for å gjennomføre befaringer, høringer, eller be om tilleggsopplysninger fra rådmannen
• å sende saken til ordføreren, for å få vurdert om saken skal sendes tilbake til rådmannen

5.3     En bystyrekomité kan gjennomføre en eller flere høringer som ledd i sitt arbeide under følgende forutsetninger:
a.  AU eller minst 1/3 av komiteens medlemmer, kan beslutte at det skal kalles inn til høringer for å få belyst et saksområde som hører under komiteens forvaltning.
b.     Komiteen står for arrangementet. Komiteen bestemmer tema, plan for avviklingen av møte og hvordan møte skal bekjentgjøres. Komiteen bestemmer hvilke personer, foreninger, organisasjoner m.v. som skal inviteres og hvem som skal ha talerett. Komiteen kan bestemme at møtene skal starte med innlegg fra navngitte personer, at komiteens medlemmer stiller spørsmål og at ordet deretter gis fritt.
c.     Ønske om bistand fra kommunens forvaltning rettes til rådmannen. Er responsen negativ, kan komiteen bringe saken inn for formannskapet.
d.     Høringen ledes av komitélederen eller den han/hun utpeker. Møtelederen avgjør taletid for innlegg og hvem som kan stille spørsmål/tale.
e.  Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner. Komiteen avgjør i ordinært komitémøte hvordan oppfølgning av det som fremkom under høringen skal gjøres.
f.   Det skal utarbeides referat fra høringen som skal omhandle høringens tema, hvem som var tilstede fra komiteen og innkalte/inviterte, og hvem som uttalte seg/svarte på spørsmål. Komiteen avgjør utover dette om det skal føres referat fra høringen eller om det skal foretas båndopptak.

5.4     Bystyrekomiteene kan avholde temamøter. Komiteen avgjør om bystyrets øvrige medlemmer skal inviteres.

5.5     Saker som skal behandles i bystyret, må være ferdigbehandlet i komiteen senest 14 dager før bystyremøtet (bystyrekart, med dokumenter, skal foreligge minst en uke før bystyremøtet) Komiteens medlemmer skal sendes dokumentene senest 7 dager før møtet skal finne sted (møtedagen inkludert) for at sakene skal kunne realitetsbehandles.   

5.6     Uttalelser fra andre bystyrekomiteer i en sak skal refereres og protokolleres hos den innstillende komité.

5.7     Møtebok skal føres og den skal inneholde:
·   tid og sted for møtet
·   innkalling (dato og måte)
·   hvem som møtte og var fraværende. Går noen fra møtet, eller kommer noen til, skal det bokføres, så møteboka viser hvem som har vært med på å behandle hver sak.
·   hvilke saker som ble behandlet og gangen i forhandlingene
·   evt. innkomne uttalelser fra andre komiteer
·   evt. endret innstilling under møtet
·   alle framsatte forslag, merknader og avstemningsresultat
·   angivelse av saksordfører
·   partienes stemmegivning i de enkelte saker

Forøvrig gjelder bestemmelsene i bystyrets reglement.

§ 6     Møteplikt/rett/inhabilitet.

Bystyrets bestemmelser gjelder.