Retningslinjer for representasjon

Retningslinjer for representasjon og bevertning i Trondheim kommune
Vedtatt i bystyret 17.06.2004

1. Omfang og formål

Disse retningslinjene er førende for bruk av kommunale midler til representasjon og bevertning i Trondheim kommune.

Retningslinjene gjelder:

• ordfører og alle som bistår ordfører i forbindelse med representasjon
• alle administrative ledere som har egne budsjettfullmakter i Trondheim kommune, herunder også ansatte som har fått videredelegert slik budsjettmyndighet.

Formålet med retningslinjene er så langt som mulig å regulere bruken av kommunale midler knyttet til representasjon og bevertning innenfor en ensartet og mest mulig konkret praksis. Skjønnselementet vil uansett måtte ivaretas, og i så måte skal den enkelte alltid tilstrebe å utvise en nøktern holdning. Ved tvil gjelder alltid at nærmeste overordnede skal rådføres.

Det vises også til etiske retningslinjer for Trondheim kommune.

2. Definisjon og avgrensninger

2.1 Representasjonsutgifter
Med representasjonsutgifter menes utgifter til bevertning i form av

• lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner m.v. der det er eksterne gjester tilstede.
• offisielle tilstelninger i forbindelse med statsbesøk, besøk fra kongehus og storting
• offisielle besøk fra vennskapsbyer eller organisasjoner der kommunen har inngått internasjonale samarbeidsavtaler
• byomfattende arrangement og møter av nasjonal eller internasjonal karakter
• kommunale mottakelser etter søknader til ordfører fra arrangør av internasjonale eller nasjonale konferanser

Representasjonsutgifter vil være aktuelt i forbindelse med tilstelninger der ordfører, rådmann eller kommunaldirektør er vert, eller at disse har utpekt en annen til denne rollen på sine vegne.

Det legges tilgrunn at det som hovedregel kun er ved slike sammenkomster at maksimalsatsene vil kunne komme til anvendelse, jf pkt 3.1 nedenfor.

2.2 Utgifter til bevertning

Med bevertningsutgifter menes utgifter til servering ved

1. Langvarige møter med interne og eventuelt eksterne deltakere
2. Interne seminarer og spesielle anledninger /arrangement, avslutning av omfattende prosjekter, kurs mv., herunder tilstelninger med inviterte gjester med tilknytning til kommunen, politikere eller ansatte.

Bevertningsutgifter skal generelt ligge lavere enn maksimalsatsene, jf pkt 3.1 nedenfor, og det understrekes at skjønnsutøvelsen skal bære preg av generell nøkternhet.

Nærmere om 1), langvarige møter

Bevertning kan gis dersom møter strekker seg over et lengre tidsrom eller ut over ordinær arbeidstid. Dersom møteleder ikke er ordfører, rådmann, kommunaldirektør eller enhetsleder, skal eventuell bevertning avklares med nærmeste overordnede leder.

Bevertningen skal i slike situasjoner begrenses til enkel bespisning som eksempelvis snitter, frukt, vafler eller lignende.

Nærmere om 2), interne seminarer og spesielle anledninger mv.

I forbindelse med at enheter i Trondheim kommune gjennomfører interne faglige seminarer for hele eller deler av virksomheten kan det gis bevertning. Tilsvarende gjelder for seminarer/programmer på tvers av resultatenhetene, eksempelvis lederopplæringsprogrammet i Trondheim kommune.  For seminarer som innebærer overnatting skal bevertningens andel av utgiftene dokumenteres særskilt, og ligge markert lavere enn de maksimalsatser som er fastsatt.

Ordføreren, rådmannen, kommunaldirektørene og enhetsledere kan ved helt spesielle anledninger som ikke er regulert i andre retningslinjer, forestå bevertning for ansatte/kolleger. Dette kan eksempelvis være servering av bløtkake for kommunens regning til ansatte for å markere en spesiell anledning/hendelse.

I forbindelse med markering av at omfattende prosjekter avsluttes kan det gis passende bevertning til medlemmene. Omfang og nivå på bevertningen avgjøres av budsjettansvarlig, men skal som hovedregel ligge betydelig lavere enn de gjeldende maksimalsatser.

2.3 Servering av alkohol

Eventuell servering av alkohol skal skje innenfor rammen av maksimalprisene, jf pkt 3.1 nedenfor.

Som hovedregel kan det kun serveres alkohol tilknyttet måltidet. Avvik fra denne regel kan eventuelt skje ved representasjon eller spesielle anledninger som avgjøres og godkjennes av ordføreren / rådmannen i det enkelte tilfelle.

3 Satser

3.1 Innenlands representasjon

Som normgivende satser for Trondheim kommune gjelder et nivå som tilsvarer statens til enhver tid gjeldende satser. Satsene er å forstå som maksimalsatser. Utgangspunktet er at det skal legges opp til enkle arrangement.

Følgende satser gjelder fra 1. februar 2004:

Lunsj/middag:  inntil kr 880 pr person
Enklere lunsj/arrangement: inntil kr 350 pr person

Dersom det inngår kulturelle innslag som for eksempel teaterforestilling eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg.

3.2 Representasjon i utlandet

I enkelte tilfeller vil det i forbindelse med tjenesteoppdrag utenlands være naturlig at representanten(e) fra Trondheim kommune står som vertskap for servering av lunsj eller middag. I slike tilfeller defineres utgiftsgrensen pr person lik kostsatsen for vedkommende land i henhold til statens særavtale for reiser utenlands.

Representasjon kan skje etter regning innenfor den utgiftsgrense som er definert, eller ved at antall ekstra kostdøgn og beløp til representasjon føres på reiseregningen. Navn og nasjonalitet på deltakerne det kreves tillegg for dokumenteres i særskilt vedlegg til reiseregningen.

3.3  Bevertning

Ved arrangementer der vertskap og gjester utelukkende består av ansatte i Trondheim kommune, skal det legges opp til enklere arrangementer og dermed lavere utgifter, jf pkt 3.1 ovenfor.

4 Særskilt om representasjon på Leangen gård

Ved arrangement/representasjon i regi av ordføreren eller rådmannen på Trondheim kommunes eget representasjonssted, Leangen Gård, kan det gjøres unntak fra gjeldende retningslinjer.

5. Godkjennelsesprosedyrer

5.1 Generelt

Dersom det er tvil om en planlagt aktivitet knyttet til representasjon og bevertning som vil medføre bruk av kommunale midler ligger innenfor disse retningslinjene, skal alltid nærmeste overordnede kontaktes/forespørres.

5.2 Godkjennelsesprosedyre for arrangement på politisk nivå

Ordførerer er naturlig vertskap og den som skal godkjenne kommunal representasjon og bestemme hvem som skal representere kommunen i ordførerens eventuelle fravær.

Bystyresekretariatet

• mottar og saksbehandler alle søknader
• inviterer på spesielle invitasjonskort
• innhenter pristilbud og lager budsjett
• forbereder og gjennomfører, eventuelt sammen med innleid bistand, arrangementet
• fører regnskapsbilag der deltakerliste og program følger som vedlegg

Bystyret godkjenner prosjektramme for representasjon gjennom budsjettbehandlingen.  Formannskapet får seg forelagt status gjennom økonomiske tertialrapporter.

6 Krav til dokumentasjon

Enhver utgift knyttet til representasjon og bevertning skal dokumenteres med

• Originalbilag som spesifiserer hva som er servert.

• Anledning og formål med arrangementet

• Hvem som deltok, navn og hvem de representerer. Ved større arrangement kan det være nok å beskrive gruppe/komite/utvalg osv. og antall deltakere, hvis deltakerliste ikke legges ved.
• Dersom aktiviteten og det tilhørende økonomiske kravet er klarert med overordnet i forkant, skal denne klareringen dokumenteres.

7 Attestasjon og anvisning

Alle økonomiske krav på Trondheim kommune knyttet til representasjon og bevertning som dekkes over kommunens budsjett, skal før utbetaling attesteres og anvises i tråd med reglement for attestasjon og anvisning.