Kontrollkomiteens reglement

Reglement for kontrollkomiteen i Trondheim kommune

Vedtatt i Bystyret 22.06.2005 . Sist endret 18.11.2010

§ 1Virkeområde

Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vedtatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, gjelder i sin helhet for kontrollkomiteens virksomhet.

I tillegg gjelder følgende reglement :

§ 2Kontrollkomiteen
Kontrollkomiteen skal på vegne av bystyret føre løpende tilsyn og kontroll med
den kommunale forvaltningen, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollkomiteen skal blant annet sørge for at det blir utført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.

Kontrollkomiteen skal fremstå som et kompetent, uavhengig, objektivt og synlig organ med høy integritet.

§ 3Formål
Kontrollkomiteen skal sikre den allmenne tillit til at de kommunale oppgaver blir ivaretatt på en best mulig måte ved å bl.a påse at :

- Kommunen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med bystyrets vedtak og forutsetninger
- Kommunens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området
- Lov- og regelverk etterleves i den kommunale forvaltningen
- Kommunens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige
- Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med bystyrets forutsetninger
Kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte

§ 4Valg, sammensetting

Kontrollkomiteen skal ha 7 medlemmer som velges blant bystyrets medlemmer.
Bystyret velger i sitt konstituerende møte selv medlemmer og varamedlemmer til komiteen.

Blant medlemmene velges leder og nestleder. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen.

Kontrollkomite bør velges som første valg etter formannskapet.
Utelukket fra valg til kontrollkomiteen er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen, jf. kommuneloven § 77 nr. 2.

Bystyret kan når som helst foreta nyvalg av komiteens medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av komiteen, skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer.

For øvrig vises til reglement for bystyrekomiteene, vedtatt 04.05.2000.

§ 5Saksbehandling
Vedtaksforslag som fremlegges av komitemedlemmene under kontrollkomiteens møter skal være skriftlige.

Innkalling til møte sendes komiteens medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann revisjonsdirektør og bystyresekretariat.

For øvrig følger kontrollkomiteen de saksbehandlingsrutiner som følger av reglement for bystyrekomiteene, dog med unntak av § 1.8 siste punktum og § 2.4, unntatt det som omhandler revisjonsdirektøren som har møte- og talerett i kontrollkomiteens møter etter forskrift om kontrollutvalg § 19.

§ 6Kontrollkomiteens oppgaver
·Kontrollkomiteen avgjør saker som gjelder komiteens ansvarsområde og oppgaver etter kommuneloven kap. 12, forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutvalg så lenge disse reglene ikke legger avgjørelsesmyndigheten til bystyret. Kontrollkomiteen avgir innstilling til bystyret i de saker som bystyret skal sluttbehandle.

·Som et ledd i oppfølgingen av revisjonsarbeidet, skal virksomhetsplan for Trondheim kommunerevisjon legges frem for komiteen. Vesentlige avvik skal revisjonsdirektør rapportere direkte til komiteen.

·Kontrollkomiteen innstiller til bystyret om budsjettene for komiteen og Trondheim kommunerevisjon.

·Det føres egne regnskap for kontrollkomiteen og Trondheim kommunerevisjon.. Revisorbekreftede regnskaper med årsmeldinger legges frem for bystyret innen utgangen av mai hvert år. Komiteen velger selv revisor til å revidere regnskapene.

§ 7Anvisningsmyndighet
Kontrollkomiteens leder har anvisningsmyndighet for komiteens og revisjonsdirektørens egne utgifter. Lederens egne utgifter anvises av ordføreren.

§ 8Bruk av sakkyndig hjelp
Kontrollkomiteen kan innhente sakkyndig hjelp utover bistand fra sekretariat og Trondheim kommunerevisjon når dette vurderes som nødvendig.

§ 9Personalsaker
Kontrollkomiteen avgir innstilling til bystyret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av revisjonsdirektør. Myndigheten til å foreta ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av revisjonens øvrige personale delegeres til revisjonsdirektør. I disse sakenefungerer kontrollkomiteen som klageinstans.

Overfor personalet på Trondheim kommunerevisjon foruten revisjonsdirektøren, har kontrollkomiteen lønnsfastsettende myndighet innenfor de bestemmelser lønnsutvalget til enhver tid gir komiteen.

§ 10Arbeidsgiveransvar
Kontrollkomiteen har arbeidsgiveransvar for kontrollkomiteens sekretariat. Dette innebærer:

-ansettelsesmyndighet
-ansvar for lønnsplassering og lønnsforhandling
-ansvar for medarbeidersamtaler
-ansvar for de øvrige plikter som tilligger arbeidsgiver etter lov, forskrift og avtaleverk.

§ 11Åpne høringer
Kontrollkomiteen kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i komiteen der den mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringene avholdes i henhold til reglement for bystyrekomiteene § 5.2, samt etter denne bestemmelsen.

En tredjedel av komitemedlemmene kan bestemme at det skal avholdes høring.

Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men komiteen kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i lukket møte. Komiteen kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører. Under en åpen høring må komiteens medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

11.1 Formål
Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollkomiteens informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet.

11.2 Forberedelse av høringen
Før høringen gjennomfører kontrollkomiteen et saksforberedende møte. På dette møtet skal komiteen gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål.

På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen.

11.3 Den innkaltes stilling
Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig.  Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet til å reservere seg fra å møte for eksterne aktører, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte. Kopi av dette reglementet skal følge innkallingen.

Den innkalte skal ha tilgang til komiteens saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt.

Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e)før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen.

De innkalte avgjør selv om de vil besvare komiteens spørsmål, og kan anmode om å få avgi forklaring for lukkete dører. Dersom slik anmodning fremsettes, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte.

11.4 Gjennomføring av høringen

Komiteleder innleder høringen ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder.

Før komiteen starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken.

Etter at hovedutspørrer er ferdig med sine spørsmål, kan komitemedlemmene stille oppfølgingsspørsmål.

Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig.

Meningsutveksling mellom komiteens medlemmer skal ikke finne sted under høringen.

Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Komiteen avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp.

Det skal føres referat fra høringen.

11.5 Kunngjøring
Åpne høringer i kontrollkomiteen skal kunngjøres.

§ 12Ikrafttredelse
Reglementet trer i kraft straks det er vedtatt.