Det er fem grunnleggende kriterier som må oppfylles for å få status som Fairtrade-by eller kommune:
Det må dannes en lokal styringsgruppe som har ansvaret for å drive arbeidet fremover. Styringsgruppen kan bestå av hvem som helst i kommunen - jo større bredde jo bedre, men det må være en representant fra kommunen.
Kommunestyret eller bystyret må gjøre et vedtak om å støtte Fairtrade, og tilby Fairtrade-merket kaffe og te til sine ansatte og på møter.
Et utvalg av Fairtrade-merkede produkter må være tilgjenglig for forbrukere i lokale butikker og serveringssteder.
Fairtrade-merkede produkter må benyttes i et visst antall lokale bedrifter, skoler, kirker eller lignende.
Det skal drives et aktivt informasjonsarbeid i kommunen.

Over en millioner bønder og plantasjearbeidere i 58 land i Afrika, Asia og Latin-Amerika er tilknyttet Fairtrade-systemet. Teller man med deres familier, er det over fem millioner mennesker som nyter godt av Fairtrade-systemet.