FAKTAARK 51: Internkontroll i skoler og barnehager

FAKTAARK 51: Internkontroll i skoler og barnehager

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. har som overordnet mål å bidra til et bedre oppvekst- og læringsmiljø for barn i skoler og barnehager. Forskriften stiller krav til miljøfaktorer som kan ha innvirkning på barnas helse. Dette faktaarket viser hvilke rutiner som må etableres og hvilken dokumentasjon som skal forefinnes ved barnehagen/ skolen for å ivareta forskriftens bestemmelser om internkontroll (§ 4).

Du kan også laste ned dette faktaarket med vedlegg som PDF-filer:

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Veiledning til forskriften ble revidert i 2014 og består nå av to veiledere:

Begrepsavklaring

Internkontroll

Internkontroll er en kontroll barnehagen/skolen selv utfører, og som dokumenterer at regelverk etterleves på en systematisk måte.

Internkontrollsystem

Samling av dokumenter som beskriver mål, ansvarsfordeling, planer og rutiner som skal sørge for at kravene i lovverket blir ivaretatt.

Rutine

En skriftlig beskrivelse av hvordan en bestemt oppgave/aktivitet skal gjennomføres. Rutinen kan også beskrive hvordan avvik fra denne rutinen håndteres.

Risikovurdering

En kartlegging som gir oversikt over og vurderer farer og uønskede hendelser som kan oppstå i barnehagen/skolen. Brukes for å vurdere om eksisterende tiltak er gode nok eller om virksomheten må iverksette nye tiltak for å redusere risikoen.

Avvik

Hvis en hendelse bryter med regelverket, eller interne rutiner, så regner vi dette som avvik.

Barn som leker

Internkontrollsystem for å ivareta barns arbeidsmiljø

Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler sier at leder av virksomheten (barnehagen/skolen) har ansvar for å påse at bestemmelsene i forskriften overholdes. Eier skal påse at det utarbeides et internkontrollsystem som dokumenterer hvordan forskriften etterleves. Virksomheten skal jobbe aktivt, systematisk og kontinuerlig slik at kravene i forskriften oppfylles.

Dette betyr at dere ikke kan nøye dere med å vente på at noe skjer eller at noen klager på forholdene. Dere skal jobbe etter et aktivt ”føre var”-prinsipp. Med kontinuerlig menes det at arbeidet skal drives hele tiden, gjennom året. At dere skal jobbe systematisk med dette innebærer at dere skal ha mål, planer og rutiner for hvordan dere jobber med barnas arbeidsmiljø. Dette skal være skriftliggjort, og kan med fordel henge sammen med øvrige planer og internkontrollsystem dere har for å oppfylle annet lovverk som barnehagelov, rammeplan, opplæringslov etc. Arbeidet skal omfatte både det fysiske og det psykososiale miljøet. Det vil på enkelte områder være overlapp mellom lovverkene.

Internkontroll innebærer at skolen/barnehagen selv fører kontroll med om kravene i lovverket er oppfylt. I praksis betyr dette at dere kontrollerer at planer og rutiner blir fulgt.

Dere avgjør selv hvordan dere organiserer arbeidet med internkontroll, så lenge dere kan vise at dere har et system og at dette brukes for å vurdere om kravene er oppfylt, og følge opp resultatene fra disse vurderingene. Ledelsen har ansvaret for den daglige oppfølgingen av internkontrollarbeidet.

Hva skal et internkontrollsystem inneholde?

  • Oversikt over regelverk som gjelder for virksomheten.
  • Godkjenningsdokumenter og tilsynsdokumenter.
  • Mål for barns arbeidsmiljø ved skolen/barnehagen.
  • Rutiner som beskriver hva som skal gjøres, hvordan det gjøres og hvem som skal gjøre det (rutinebeskrivelser og maler for sjekklister, skjema etc.).
  • Dokumentasjon av hva som faktisk blir gjort (utfylte sjekklister, skjema og avvikshåndtering).
  • Ansvarsavklaring - avklaring av ansvar og roller for å ivareta ulike tema i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. (for eksempel ansvarlig for bygningens vedlikehold, beredskapsansvar, drift/service av ventilasjonsanlegg, ivaretakelse av sikkerhet på lekeplassutstyr, HMS for ansatte og barn, renholdsansvarlig – med kontaktinformasjon for de ulike ansvarlige).
  • Skriftlig avviksbehandling: beskrivelse av hvordan avvik (inklusive skader, nestenulykker og feil/mangler som avdekkes ved kontroller) skal avdekkes, meldes, dokumenteres og behandles. Beskrivelse av hvordan henvendelser og klager fra barn/elever og foresatte skal behandles.
  • Årshjul som beskriver det systematiske arbeidet for å ivareta barnas arbeidsmiljø (vernerunder, kontroller, opplæring av ansatte, årlig gjennomgang av avvik, årlig revisjon av rutiner, årlig revisjon av risikovurderinger).
  • Vedlikeholdsplan og rutiner for forvaltning, drift og vedlikehold av bygning, tekniske installasjoner og uteområde.
  • Renholdsplan med beskrivelse av brukernes ansvar for å bidra til et godt renhold. Renholdsplan skal beskrive daglig og periodisk renhold, renhold på uteområdet og tekniske anlegg. Rutiner for å håndtere bortfall av renholdet i perioder med f.eks. sykdom eller streik.
  • Dokumentasjon på personalets og vikarers kjennskap til og medvirkning i utarbeidelse av rutiner.
  • Risikovurderinger som skal være grunnlaget for rutinene
  • Beredskapsplan for alvorlige hendelser

Veilederne til forskriften angir for hver paragraf “god praksis forutsetter”. Dere bør gå gjennom veilederen og “god praksis” som en kontroll av at dere har vurdert og ivaretatt de mest sentrale kravene i forskriften. Denne gjennomgangen bør dokumenteres, og vise til hvilke rutiner dere har etablert for å ivareta de enkelte kravene.

Dere må ha et system som sikrer at ansatte er godt kjent med rutiner og har tilstrekkelig kompetanse for å utføre de oppgaver de er pålagt.

Omfanget av internkontrollsystemet avhenger av aktiviteten som gjennomføres, størrelsen på virksomheten og hvilke risikoforhold som er relevante. Rutiner skal være skriftlige der mangel på skriftliggjøring kan ha negativ innvirkning på barnas miljø. Rutiner som veilederen henviser til som «god praksis», skal vurderes og bør innarbeides i internkontrollsystemet.

Rutiner for ulike tema - “God praksis” (hentet fra veileder)

Opplysnings- og informasjonsplikt (§§ 5, 12 og 16)

  • Rutiner for informasjon/varsling til foreldre/foresatte/elever og tilsynsmyndighet om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen (uforutsette hendelser, uhell, alvorlige skader på barn, planlagte arbeider som kan medføre innvirkning på helsen, smittsomme sykdommer).
  • Kontaktinformasjon til foreldre/foresatte.
  • Rutiner for innhenting og oppbevaring av helseopplysninger.
  • Rutiner for tilrettelegging for barn/elever med funksjonsnedsettelser.
  • Rutiner for samarbeid mellom hjem og skole/barnehage.
  • Rutiner for elevmedvirkning.
  • Rutiner for legemiddelhåndtering og tilrettelegging for barn/elever som trenger særlig oppfølging.
  • Rutiner for å dokumentere og behandle klager/henvendelser på barnas fysiske eller psykososiale miljø tiner for ulike tema - “God praksis” (hentet fra veileder)

Sikkerhet, helsemessig beredskap og førstehjelp (§§ 12, 14 og 15)

  • Beredskapsplan og rutiner for krisehåndtering (alvorlig ulykke, dødsfall, terror, brann, barn forsvinner etc.).
  • Dokumentasjon/evaluering av gjennomførte beredskapsøvelser.
  • Risikovurdering og rutiner for å ivareta barn og elevers sikkerhet på tur og ved andre aktiviteter.
  • Rutiner som beskriver hvordan kontroll av sikkerhet innendørs, på utelekeområde og på tur skal gjennomføres (hvilke sjekklister/skjema skal brukes).
  • Dokumentasjon på gjennomførte kontroller og oppfølging (utfylte skjema fra for eksempel lekeplasskontroll med utkvittering av gjennomførte tiltak.
  • Rutiner for sikring av kjemikalier, opplæring av elever, sikkerhetsrutiner i forbindelse med kjemilab, mekanisk utstyr på sløydsal, svømmeopplæring etc.
  • Rutiner for sikring av kompetanse hos ansatte (førstehjelpskurs, brannvernkurs, livredderkurs etc.). Ansattes kompetanse må kunne dokumenteres (f.eks. kursbevis)
  • Rutiner for etterfylling og kontroll av førstehjelpsutstyr.

Fysisk arbeidsmiljø (§§ 13, 18-23)

  • Rutiner for å jevnlig vurdere barnas fysiske arbeidsmiljø (HMS-runder, sjekklister, spørreundersøkelser, målinger etc.). Rutiner må beskrive frekvens for kontroller, hva som skal kontrolleres og hvordan feil og mangler skal følges opp.
  • Rutiner for å bedre inneklimaet (lufterutiner, temperatur, tilrettelegging for renhold, minske bruk av allergifremkallende produkter, elevadferd, fullstendig røykeforbud etc.).
  • Rutiner for bygningsmessig ettersyn (bygg, ventilasjonsanlegg, varmeanlegg, el-anlegg etc.).

Barn i klasserom

Psykososiale forhold (§ 12).

  • Oversikt over det psykososiale miljøet.
  • Plan for å bidra til et godt psykososialt miljø, og rutiner for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing, krenkelser og vold.
  • Rutiner for henting av barn og tilsyn med barn i utelekesituasjonen.
  • Kontakt og samarbeid med andre enheter (helsestasjon, barne- og familietjeneste).
  • Rutiner for å ta imot nye barn og elever.
  • Rutiner for å følge opp trivsels-, elev- og foreldreundersøkelser.
  • Rutiner for samarbeid mellom skole/barnehage og foreldrene om det forebyggende og helsefremmende og holdningsskapende arbeidet.
  • Rutiner for håndtering av alvorlige, uforutsette hendelser som ulykker, dødsfall o.l.

Måltid, hvile og aktivitet (§§ 10, 11)

  • Rutiner for oppbevaring, tilberedning og servering av mat (IK-MAT forskriften).
  • Rutiner for tilrettelegging for måltid (håndvask, spisetid, tilsyn etc.).
    Rutiner for å ivareta barn med matallergi og overfølsomhet overfor matvarer.
  • Tilrettelegging og rutiner for tilsyn med barn som hviler (ute og inne).
  • Rutiner for å bidra til økt fysisk aktivitet i skolen.
  • Helsedirektoratets anbefalinger om mat og måltider legges til grunn ved matservering.

Smittevern, renhold og hygiene (§§ 13, 17)

  • Rutiner for renhold og vedlikehold av uteområder (brøyting, strøing etc.).
  • Rutiner for når barn skal holdes hjemme på grunn av smittsom sykdom.
  • Rutiner for stell av barn.
  • Rutiner for vask av leker, puter og annet utstyr.
  • Rutiner for behandling av blodsøl.
  • Rutiner for håndhygiene.
  • Rutiner for ekstra smitteverntiltak ved utbrudd av smittsomme sykdommer.
  • Rutiner for varsling til foreldre/foresatte og smittevernoverlegen om utbrudd av smittsomme sykdommer.

Syke barn

Informasjon fra Folkehelseinstituttet

Sist oppdatert: 09.03.2022

A03-P1-EPI004