Hjem Regnskapstjenesten

Regnskapstjenesten

Kontakt Regnskapstjenesten

Se kart

Om regnskapstjenesten

Regnskapstjenesten ivaretar på vegne av rådmannen det overordnede ansvaret for regnskapsføring i Trondheim kommune. I tillegg til at regnskapstjenesten selv utfører viktige oppgaver på regnskapsområdet, innebærer dette også at regnskapstjenesten har viktige oppgaver knyttet til oppfølging og veiledning av kommunens enheter i oppgaver på regnskapsområdet. 

Enhetsleder for regnskapstjenesten er også kommunens regnskapssjef.

Regnskapstjenesten har følgende hovedoppgaver:

Sentralt fakturamottak - inngående faktura

Sentralt fakturamottak tar i mot alle inngående fakturaer og sørger for at disse blir skannet og fordelt til riktig enhet i kommunen for attestasjon og anvisning. 

Betalingsformidling

Regnskapstjenesten foretar alle utbetalinger fra kommunen unntatt utbetaling av lønn og enkelte typer hasteutbetalinger. Regnskapstjenesten tar også i mot og sørger for alle innbetalinger til kommunen.

Utgående faktura

Regnskapstjenesten foretar fakturering av kommunale avgifter og eiendomsskatt basert på grunnlagsdata mottatt fra aktuelle enheter i kommunen. Regnskapstjenesten svarer på spørsmål fra kommunens innbyggere knyttet til fakturerte beløp og betalingsordninger. Regnskapstjenesten har også et faglig ansvar for øvrig utfakturering fra kommunens enheter og har en sentral rolle knyttet til oppfølging, styring og veiledning på området.

Innfordring

Regnskapstjenesten har det overordnede ansvaret for alt innfordringsarbeidet i kommunen. Unntaket er kommunale avgifter, hvor Lindorff foretar selve innfordringsarbeidet på vegne av kommunen. For kommunale avgifter er det Trondheim kemnerkontor som foretar innfordringen. Regnskapstjenesten koordinerer, overvåker og rapporterer status på arbeidet med innfordring, i tillegg til at veiledning av og bistand til innfordringsansvarlige på de ulike enhetene i kommunen er en sentral oppgave. 

Merverdiavgift

Regnskapstjenesten har ansvaret for levering av momsoppgaver for alle områder i kommunen det dette er aktuelt. Regnskapstjenesten skal også være kommunens kompetansesenter for spørsmål/problemstillinger knyttet til merverdiavgift, både når det gjelder ordinær merverdiavgift og momskompensasjon.

Årsregnskapet

Regnskapstjenesten har ansvar for alle sentrale oppgaver knyttet til utarbeidelse av årsregnskapet med noter. 

Veiledning, støtte og opplæring

Regnskapstjenesten har også en sentral rolle som veileder og støttespiller for den øvrige kommunen. Våre medarbeidere er fagpersoner på sine områder, og står til tjeneste for og bistå andre enheter i Trondheim kommune. Ved behov arrangerer også regnskapstjenesten informasjons- og/eller opplæringsaktiviteter knyttet til regnskapsområdet. 

Refusjon

Regnskapstjenesten har ansvar for refusjon av sykepenger og foreldrepenger til Trondheim kommune.

Hovedbankforbindelse

Trondheim kommune har en hovedbankavtale med DNB. Avtalen gjelder i perioden 01.05.2016-30.04.2020, med opsjon på ytterligere to år (1+1).

Hovedbrukskontoen til Trondheim kommune er 1503.73.55000. Ved innbetaling til hovedbrukskontoen, vennligst send e-post til bankpost med informasjon om hva betalingen gjelder.

Alle utgående fakturaer vil til enhver tid inneholde tidsaktuelt bankkontonummer.

Ved spørsmål om hva som er korrekt kontonummer, ta kontakt med regnskapstjenesten. 

Forvaltning av bankavtalen ligger hos kommunaldirektør for finans. Alle driftsmessige oppgaver knyttet knyttet til bankavtalen ivaretas av Regnskapstjenesten.

For leverandører

Regnskapsteknisk kodeforklaring

Organisasjonsnummer

Trondheim kommunes juridiske organisasjonsnummer er 942 110 464.

Bedriftsnummer

Enheter og avdelinger i Trondheim kommune har egne bedriftsnumre.

TK-Org. Kode

Regnskapstekniske enheter i Trondheim kommune har en intern kode, som kalles TK-Org. kode.

Leverandørinfo:

Alle faktura til Trondheim kommune skal merkes med både TK-Org. kode og vårt juridiske organisasjonsnummer, samt navn på kommunens bestiller (TK-ref). 

Sende faktura til Trondheim kommune

Trondheim kommune skal motta inngående faktura og kreditnota som elektronisk faktura i standardformatet Elektronisk handelsformat (EHF)

Papirfaktura sendt per vanlig post er eneste måte å sende faktura til Trondheim kommune på hvis elektronisk faktura ikke kan benyttes.

Betalingbetingelse

Trondheim kommune ønsker at betalingsbetingelsene minimum skal være 30 dager. Selv om kommunen legger vekt på rask og effektiv behandling av alle inngående faktura, vil det på grunn av ekstern og intern postgang, og behandlingstid i sentralt fakturamottak ofte gå 10-12 dager fra faktura er sendt fra leverandør til den er mottatt av riktig enhet i kommunen. Enheten som mottar fakturaen trenger også tid til forsvarlig behandling av fakturaen før den godkjennes og betales. Kommunen vil derfor ofte få problemer med å overholde betalingsfristen når den er kortere enn 30 dager. 

EHF faktura

Fra 01.01.2016 vil Trondheim kommune bare motta faktura i Elektronisk Handelsformat. Papirfaktura og fakturaer som sendes per e-post vil da som hovedregel bli returnert. 

Fakturagebyr godtas ikke hverken på papirfaktura eller EHF-faktura.

Ved sending av elektronisk faktura til Trondheim kommune er det viktig å være oppmerksom på følgende
  • TK. Org kode skal oppgis på fakturaen/kreditnotaen for at den skal komme frem til rett enhet i kommunen. Gyldig TK.Org kode skal oppgis av bestiller. TK.Org koden (seks siffer) skal stå i de første seks posisjonen i feltet "Deres referanse". Ved problemer å plassere denne er tilhørigheten i XML filen: cac:AccountingCustomerParty-cac:Party-cac:Contact-cbc:ID
  • Bankkontonummer må oppgis på kreditnotaer
  • Sensitive opplysninger skal aldri sendes som elektronisk faktura. Fakturaen, med referanse til vedlegg som inneholder sensitive opplysninger, sendes som elektronisk faktura. Vedleggene, påført fakturanummer, sendes i papirversjon via posten til bestillende enhet i kommunen.
  • Faktura med alle underbilag og ekstra dokumentasjon i PDF-format må være vedlagt fakturafilen. I standarden for bruk av EHF-formatet står det beskrevet krav til vedlegg. Det er viktig at disse kravene følges.
  • Filen med elektroniske fakturaen må testes godt før det sendes store mengde fakturaer til kommunen, følg anbefalingene til Difi. Første gang faktura sendes må det bare sendes én faktura for å teste om de kundespesifikke feltene inneholder data med korrekt format/innhold. Ta kontakt med en av kontaktpersonene som er oppgitt under første gangs oversendelse
  • Trondheim kommunes elektroniske adresse er 9908:942110464. Kommunen er innmeldt i ELMA og benytter i dag Evry som aksesspunkt. 

Hvordan ta i bruk elektronisk faktura i EHF format?

Direktoratet for forvaltning og IKT har på sine hjemmesider en beskrivelse av hvordan du som leverandør kan ta i bruk elektronisk faktura i EHF-formatet. Her finner du oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF-formatet samt økonomisystemer/ERP-leverandører som tilbyr EHF-løsninger: www.anskaffelser.no/temaer-elektronisk-handel/hvordan-komme-i-gang-kjoper/komme-i-gang-med-ehf

Spørsmål knyttet til elektronisk faktura?

Ta kontakt med:

Stian Andre Sandvik - telefon 975 49 087

Fakturaadresse

Alle fakturaer og kreditnotaer som sendes til Trondheim kommune som ikke sendes som elektronisk faktura skal adresseres på følgende måte:

Trondheim kommune
Fakturamottak
TK.Org kode: XXXXXX
Postboks 2399 Torgarden
7004 Trondheim

I tillegg skal fakturaen merkes med et felt som heter Tkref: (navn på bestiller)

Formelle krav til faktura

Leverandørene skal sørge for at fakturaen inneholder følgende:

  • Leverandørens organisasjonsnummer
  • Leverandørens bankkonto
  • Leverandørens navn og adresse
  • Fakturanummer
  • Fakturadato (helst på formen dd.mm.yyyy)
  • Forfallsdato (helst på formen dd.mm.yyyy)
  • Spesifikasjon av leverte varer/tjenester (type, antall og pris)
  • Fakturasum (skal angis 2 desimaler)
  • Evt. KID
  • Et klart skille mellom faktura og kreditnota er også viktig!

Hvis det er beregnet merverdiavgiftknyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende tilleggskrav:

  • Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene
  • Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene MVA bak registreringsnummeret

Faktura som ikke oppfyller de formelle kravene vil ikke bli behandlet av Trondheim kommune. Leverandøren bærer selv risikoen for forsinket betaling i slike tilfeller.

Flere kundenumre - juridisk identifikasjon

Mange av Trondheim kommunes leverandører har av ulike årsaker flere kundenumre som gjelder Trondheim kommune, selv om Trondheim kommune er kun en juridisk person. 

Trondheim kommune identifiserer imidlertid leverandørene på organisasjonsnummer i sine systemer. Selv om leverandøren har flere kundenumre på Trondheim kommune, blir dette behandlet som et kundenummer i Trondheim kommune sine systemer.

Samtlige faktura fra leverandøren vil derfor inngå i en leverandørkonto hos oss. Dette medfører at kreditnotaer fra ett kundenummer kan bli utlignet mot en faktura på et annet kundenummer hos leverandøren. I noen tilfeller utløser dette inkassovarsler/inkassoomkostninger fordi åpne poster hos leverandøren ikke blir utlignet på samme måte. Dette er leverandørens eget ansvar. Trondheim kommune aksepterer ikke å bli sittende med hel eller delvis risiko for slike hendelser. 

Purring/inkassovarsel til Trondheim kommune

Purring/Inkassovarsel skal sendes til fakturaadresse.

Kommunale avgifter

Regnskapstjenesten fakturerer kommunale avgifter og eiendomsskatt til aktuelle eiendommer i Trondheim kommune. 

Mer informasjon om de kommunale avgiftene
Når kommer faktura for kommunale avgifter

Faktura for kommunale avgifter blir sendt ut 4 ganger i året, faktura blir sendt ut cirka en måned før forfall.

1. termin (01.01.-31.03.) forfall 20.04.
2. termin (01.04.-30.06.) forfall 20.07.
3. termin (01.07.-31.10.) forfall 20.10.
4. termin (01.10.-31.12.) forfall 20.01.

Kontaktinfo

Postadresse: Trondheim kommune, Regnskapstjenesten, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim

Om du trenger bistand fra regnskapstjenesten kan følgende kontaktpunkt brukes:

Kommunale avgifter: Telefon: 993 25 600. E-post: eiendomsavgifter@trondheim.kommune.no

 

Innkommende faktura: Telefon: 993 98 600. E-post: fakturaskanning@trondheim.kommune.no

 

Utbetalinger til leverandører: Telefon: 993 79 600. E-post: leverandorreskontro@trondheim.kommune.no

 

Faktura fra kommunen (som ikke gjelder kommunale avgifter): Telefon 993 47 600. E-post: erv_kunde-fakturering.regnskapstjenesten@trondheim.kommune.no

 

Sist oppdatert: 16.01.2019

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?