Regnskapstjenesten

Om Regnskapstjenesten

Regnskapstjenesten ivaretar på vegne av kommunedirektøren det overordnede ansvaret for regnskapsføring i Trondheim kommune. I tillegg til at regnskapstjenesten selv utfører viktige oppgaver på regnskapsområdet, innebærer dette også at regnskapstjenesten har viktige oppgaver knyttet til oppfølging og veiledning av kommunens enheter i oppgaver på regnskapsområdet.

Enhetsleder for regnskapstjenesten er også kommunens regnskapssjef.

Regnskapstjenestens hovedoppgaver

Sentralt fakturamottak - inngående faktura

Inngående fakturaer skal sendes på EHF-format.

Dersom du ikke har EHF integrert i eget system, kan du kostnadsfritt benytte deg av Eye-share portalløsning for å sende EHF til Trondheim kommune. Se brukerveiledning for mer informasjon og veiledning i Eye-share Portal.

Alle inngående fakturaer skal være merket med enhetens TK-org.kode i feltet "Deres ref." på fakturaen.

Her finner du kontaktinformasjon til alle enheter.

Betalingsformidling

Regnskapstjenesten foretar alle utbetalinger fra kommunen unntatt utbetaling av lønn og enkelte typer hasteutbetalinger. Regnskapstjenesten tar også i mot og sørger for alle innbetalinger til kommunen.

Utgående faktura

Regnskapstjenesten har et faglig ansvar for utfakturering fra kommunens enheter og har en sentral rolle knyttet til oppfølging, styring og veiledning på området. Regnskapstjenesten foretar også fakturering av kommunale eiendomsavgifter og eiendomsskatt basert på grunnlagsdata mottatt fra aktuelle enheter i kommunen. Regnskapstjenesten svarer på spørsmål fra kommunens innbyggere knyttet til fakturerte beløp og betalingsordninger. 

Innfordring

Regnskapstjenesten har det overordnede ansvaret for alt innfordringsarbeidet i kommunen. Intrum foretar det praktiske med innfordringsarbeidet på vegne av kommunen, med unntak av innfordring av kommunale eiendomsavgifter hvor Regnskapstjenesten selv har ansvar for hele purre-prossessen.

Merverdiavgift

Regnskapstjenesten har ansvaret for merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon for alle områder i kommunen. Regnskapstjenesten er kommunens kompetansesenter for spørsmål/problemstillinger knyttet til merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon.

Årsregnskapet

Regnskapstjenesten har ansvar for alle sentrale oppgaver knyttet til utarbeidelse av årsregnskapet med noter.

Veiledning, støtte og opplæring

Regnskapstjenesten har en sentral rolle som veileder og støttespiller innen våre fagområder internt i kommunen.

Refusjon

Regnskapstjenesten har ansvar for refusjoner fra NAV.

Hovedbankforbindelse

Trondheim kommune har en hovedbankavtale med Sparebank1 SMN.

Hovedbrukskontoen til Trondheim kommune er 4213.19.56600. Ved innbetaling til hovedbrukskontoen, vennligst send e-post til med informasjon om hva betalingen gjelder.

Hovedbrukskontoen skal ikke benyttes til betaling av faktura fra kommunen. Alle utgående fakturaer vil til enhver tid inneholde tidsaktuelt bankkontonummer.

Ved spørsmål om hva som er korrekt kontonummer, ta kontakt med regnskapstjenesten.

Forvaltning av bankavtalen ligger hos Finansdirektør. Alle driftsmessige oppgaver knyttet til bankavtalen ivaretas av Regnskapstjenesten.

For leverandører

Retur eller tilgodebeløp som tilhører leverandørreskontroer utbetales vår kto. 4213.19.58026 med sporbar referanse.

Faktura til Trondheim kommune

Trondheim kommune ønsker en effektiv og miljøvennlig fakturabehandling. Vi mottar derfor kun elektronisk faktura (EHF). Det betyr at faktura som er sendt som pdf eller papir vil bli returnert.

For de av våre leverandører som ikke har EHF integrert i eget system, tilbyr vi Eye-share EHF-portal uten ekstra kostnader.

Vi anbefaler alle våre leverandører å kreve rekvisisjon ved hver bestilling gjort av ansatte i Trondheim kommune. Dette skaper trygghet for både dere og oss, og gir oss alle en mer effektiv arbeidshverdag hvor vi unngår feil og ekstraarbeid.

Elektronisk faktura til Trondheim kommune

Trondheim kommune er innmeldt i ELMA og benytter i dag Evry som aksesspunkt. Vår elektroniske adresse er: 0192:942110464.

NB: Vi kan kun motta EHF-faktura til vårt hovedorganisasjonsnummer: 942110464

Direktoratet for forvaltning og IKT har på sine hjemmesider en beskrivelse av hvordan du som leverandør kan ta i bruk elektronisk faktura i EHF-formatet. Her finner du oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF-formatet samt økonomisystemer/ERP-leverandører som tilbyr EHF-løsninger.

Se også avsnittet "Merking av faktura" under fanen "Retningslinjer for faktura".

Utenlandske leverandører og leverandører som ikke har organisasjonsnummer, kan sende faktura på e-post til

Eye-share

Dersom du ikke har EHF integrert i eget system, kan du kostnadsfritt benytte deg av Eye-share portalløsning for å sende EHF til Trondheim kommune. Se brukerveiledning for mer informasjon og veiledning i Eye-share Portal.

Retningslinjer for faktura

Alle fakturaer til Trondheim kommune (TK) skal sendes til vårt hovedorganisasjonsnummer 942110464. 

Fakturaene skal inneholde følgende:

• Vår referanse; TK.Org. kode eller ordrenummer
• Leverandørens organisasjonsnummer
• Leverandørens bankkontonummer
• Leverandørens navn og adresse
• Fakturanummer
• Fakturadato (helst på formen dd.mm.yyyy)
• Forfallsdato (helst på formen dd.mm.yyyy)
• Spesifikasjon av leverte varer og tjenester (type, antall og pris)
• Fakturasum (skal angis 2 desimaler)
• Bankkontonummer må oppgis på kreditnotaer
• Fakturagebyr og liknende aksepteres ikke.
• Betalingsbetingelser: Trondheim kommune krever 30 dager forfall, etter mottatt korrekt faktura, eller i henhold til rammeavtale.

MVA

Hvis det er beregnet merverdiavgift knyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende tilleggskrav:

• Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene
• Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene MVA bak registreringsnummeret

Merking av faktura

For at fakturaen skal komme frem til riktig enhet i kommunen, må du enten bruke TK.Org kode (6 siffer - oppgitt av bestiller) eller ordrenummer (8 siffer, fra rekvisisjonen), i feltet “Deres ref” i fakturaen:

I xml-fila gjelder disse feltene:

TK.Org kode:

• cbc:BuyerReference>XXXXXX</cbc:BuyerReference
• XXXXXX erstattes med TK.Org kode
• Navn på bestiller kan stå i samme felt. Koden må alltid stå først, deretter mellomrom, så navnet (gjelder ikke ved bruk av Eyeshare-portalen)

Ordrenummer:

• <cac:OrderReference>
  <cbc:ID>XXXXXXXX</cbc:ID
• XXXXXXXX erstattes med ordrenummer

TK.Org kode

Hver enhet i Trondheim kommune har en egen sekssifret referansekode. Her finner du en oversikt over våre TK.Org koder.

TK.orgkoder

Hver enhet i Trondheim kommune har en egen sekssifret referansekode. Her finner du en oversikt over våre TK.Org koder.

Fakturaadresse

Fakturaadresse skal kun brukes for utsendelse av eventuelle purringer og renter, som ikke kan sendes per e-post.

Trondheim kommune
Fakturamottak
Postboks 2399 Torgarden
7004 Trondheim

For fakturaer med personsensitive opplysninger gjelder følgende adresse:

Trondheim kommune
Enhetsnavn
Postboks 2300 Torgarden
7004 Trondheim

Faktura som gjelder klienter og brukere

Skal du sende faktura som inneholder personsensitive opplysninger, så gjelder egne retningslinjer for fakturaen:

• Informasjon som kan identifisere klienten skal ikke fremgå av faktura. Bruk i stedet referansenummer til vedlegg med sensitive opplysninger på faktura. Vedlegget merkes med fakturanummer og sendes på papir til bestillende enhet.
• Faktura som ikke kan pseudonymiseres, og faktura som er adressert/stilet direkte til klient, skal sendes per post til resultatenheten som bestilte tjenesten/varen.

Purringer og inkassosaker

Purringer og inkassosaker sendes på epost til

Kontaktinformasjon for leverandører

Telefon: 96 51 45 00

E-post:

Faktura fra Trondheim kommune

Regnskapstjenesten har et faglig ansvar og en sentral rolle knyttet til oppfølging, styring og veiledning  for utfakturering fra alle kommunens enheter, med unntak av Trondheim parkering og Trondheim eiendom (kommunal husleie).

Regnskapstjenesten har hovedansvar for utfakturering av kommunale eiendomsavgifter. Vi svarer på spørsmål fra kommunens innbyggere knyttet til fakturerte beløp og betalingsordninger. Spørsmål knyttet til grunnlaget i fakturaen for kommunale eiendomsavgifter stilles direkte til enhetene. Kontaktinformasjon til enhetene og utfyllende informasjon om kommunale eiendomsavgifter finner du her.

Du kan betale fakturaen på følgende måter:

eFaktura 

Med eFaktura sendes en elektronisk faktura direkte til banken din, denne må godkjennes før den trekkes fra din konto.

Hvis du opplever problem med eFaktura, må du ta kontakt med banken din.

AvtaleGiro

Med AvtaleGiro trekkes fakturert beløp automatisk fra bankkontoen din på forfallsdato. Du kan enkelt opprette og avslutte AvtaleGiro i nettbanken din.

Vær oppmerksom på at beløpsgrensen du eventuelt setter for AvtaleGiro i nettbanken vil påvirke alle fakturaer du mottar fra Trondheim kommune.

Vil du unngå å få papirfaktura i posten, må du ha en eFakturaavtale i tillegg.

Vipps

Hvis du har Vipps, kan du motta elektroniske faktura også her. Dette forutsetter at du har eFaktura, og at du i Vipps-appen har aktivert "Vis regninger i Vipps".

Mer informasjon finner du på Vipps sine nettsider.

Elektronisk handelsformat (EHF)

Elektronisk handelsformat (EHF) er en elektronisk faktura for bedrifter. For å kunne motta faktura i EHF-format må bedriften være registrert i ELMA-registeret.

E-postfaktura

Vi kan sende faktura direkte til din e-post. Det forutsetter at du ikke har aktive betalingsavtaler med Trondheim kommune via banken din eller EHF.

Om du ønsker faktura på e-post, må du oppgi ditt kundenummer eller eiendommens gårds- og bruksnummer til

Endringer i utsendelse av eFaktura i 2022

Pr. 01.12.21 oppgraderte bankene sine eFakturatjenester fra eFaktura 1.0 til eFaktura 2.0. For deg som kunde innebærer dette i hovedsak to ting:

1. Det er kun juridisk eier av fakturaen som kan motta eFaktura. Dette betyr at dersom du i dag mottar en eFaktura som ikke står i ditt navn, vil ikke denne eFakturaavtalen kunne videreføres med innføringen av eFaktura 2.0.
2. Innen 10. oktober 2022 må du (som juridisk eier av faktura) ha gitt en generell aksept for eFaktura i din nettbank for at vi skal kunne fortsette utsendelsen av eFaktura til deg. Dette gjør du ved å huke av for «Ja-takk-til-alle»/ «Alltid eFaktura» i nettbanken din.

Det er banken din som har foretatt disse endringene og som kan hjelpe deg dersom du har spørsmål.  

Hvis du i dag har en eFakturaavtale med oss, og du ikke har huket av på «Ja-takk-til-alle»/ «Alltid eFaktura», vil vi ikke kunne sende deg eFaktura etter 10. oktober 2022. Dersom du allerede har registrert «Ja-takk-til-alle»/ «Alltid eFaktura» og er juridisk eier av fakturaen, vil din eFakturaavtale løpe som normalt.

Med eFaktura 2.0 trenger ikke fakturamottakere å melde seg på eFaktura hos hver enkelt fakturautsteder, fakturamottaker gir heller en generell aksept av eFaktura. Kunden blir da registrert som mottaker av eFaktura i et offentlig eFakturaregister administrert av Nets. Dette mottakerregisteret blir tilgjengelig for fakturautstedere som kan søke i registeret for å sende eFaktura til alle som ønsker dette. For å videreføre tidligere eFakturaavtaler må altså alle kunder registrere «Ja-takk-til-alle»/ «Alltid eFaktura» i sin bank innen 10 oktober 2022, når eFaktura 1.0 utfases.

Det finnes fortsatt mulighet for å reservere seg mot eFaktura hos enkelte fakturautsendere selv om man er registrert i eFakturaregisteret, ta kontakt med banken din for å få hjelp til dette.

Kontaktinfo

TK-kode: 221000

Finn ansatt

Sist oppdatert: 28.11.2023