Hjem Regnskapstjenesten

Regnskapstjenesten

Kontakt Regnskapstjenesten

Se kart

Om Regnskapstjenesten

Regnskapstjenesten ivaretar på vegne av rådmannen det overordnede ansvaret for regnskapsføring i Trondheim kommune. I tillegg til at regnskapstjenesten selv utfører viktige oppgaver på regnskapsområdet, innebærer dette også at regnskapstjenesten har viktige oppgaver knyttet til oppfølging og veiledning av kommunens enheter i oppgaver på regnskapsområdet.

Enhetsleder for regnskapstjenesten er også kommunens regnskapssjef.

Regnskapstjenestens hovedoppgaver

Sentralt fakturamottak - inngående faktura

Inngående fakturaer skal sendes på EHF-format.

For leverandører uten EHF integrert i eget system tilbyr vi Eye-share portalløsning.

Alle inngående fakturaer skal være merket med enhetens TK-org.kode i feltet "Deres ref." på fakturaen.

Her finner du kontaktinformasjon til alle enheter.

Betalingsformidling

Regnskapstjenesten foretar alle utbetalinger fra kommunen unntatt utbetaling av lønn og enkelte typer hasteutbetalinger. Regnskapstjenesten tar også i mot og sørger for alle innbetalinger til kommunen.

Utgående faktura

Regnskapstjenesten foretar fakturering av kommunale avgifter og eiendomsskatt basert på grunnlagsdata mottatt fra aktuelle enheter i kommunen. Regnskapstjenesten svarer på spørsmål fra kommunens innbyggere knyttet til fakturerte beløp og betalingsordninger. Regnskapstjenesten har også et faglig ansvar for øvrig utfakturering fra kommunens enheter og har en sentral rolle knyttet til oppfølging, styring og veiledning på området.

Innfordring

Regnskapstjenesten har det overordnede ansvaret for alt innfordringsarbeidet i kommunen. Lindorff foretar det praktiske med innfordringsarbeidet på vegne av kommunen, med unntak av innfordring av kommunale avgifter hvor Regnskapstjenesten selv har ansvar for hele purre-prossessen.

Merverdiavgift

Regnskapstjenesten har ansvaret for merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon for alle områder i kommunen. Regnskapstjenesten er kommunens kompetansesenter for spørsmål/problemstillinger knyttet til merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon.

Årsregnskapet

Regnskapstjenesten har ansvar for alle sentrale oppgaver knyttet til utarbeidelse av årsregnskapet med noter.

Veiledning, støtte og opplæring

Regnskapstjenesten har en sentral rolle som veileder og støttespiller innen våre fagområder internt i kommunen.

Refusjon

Regnskapstjenesten har ansvar for refusjoner fra NAV.

Hovedbankforbindelse

Trondheim kommune har en hovedbankavtale med Sparebank1 SMN.

Hovedbrukskontoen til Trondheim kommune er 4213.19.56600. Ved innbetaling til hovedbrukskontoen, vennligst send e-post til regnskapstjenesten-bankpost.postmottak@trondheim.kommune.no med informasjon om hva betalingen gjelder.

Hovedbrukskontoen skal ikke benyttes til betaling av faktura fra kommunen. Alle utgående fakturaer vil til enhver tid inneholde tidsaktuelt bankkontonummer.

Ved spørsmål om hva som er korrekt kontonummer, ta kontakt med regnskapstjenesten.

Forvaltning av bankavtalen ligger hos Finansdirektør. Alle driftsmessige oppgaver knyttet til bankavtalen ivaretas av Regnskapstjenesten.

For leverandører

Retur eller tilgodebeløp som tilhører leverandørreskontroer utbetales vår kto. 4213.19.58026 med sporbar referanse.

Faktura til Trondheim kommune

Trondheim kommune ønsker en effektiv og miljøvennlig fakturabehandling. Fra 15. mai 2021 vil vi derfor kun motta elektronisk faktura (EHF). Det betyr at faktura som er sendt som pdf eller papir vil bli returnert.

For de av våre leverandører som ikke har EHF integrert i eget system tilbys Eye-share EHF-portal uten ekstra kostnader.

Elektronisk faktura til Trondheim kommune

Trondheim kommune er innmeldt i ELMA og benytter i dag Evry som aksesspunkt. Vår elektroniske adresse er: 0192:942110464

Direktoratet for forvaltning og IKT har på sine hjemmesider en beskrivelse av hvordan du som leverandør kan ta i bruk elektronisk faktura i EHF-formatet. Her finner du oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF-formatet samt økonomisystemer/ERP-leverandører som tilbyr EHF-løsninger.

Noen nyttige tips fra oss:

  • For at fakturaen skal komme frem til riktig enhet i kommunen, må TK.Org kode (seks siffer) stå i feltet “Deres referanse”:
    • cbc:BuyerReference>XXXXXX </cbc:BuyerReference
    • XXXXXX erstattes med TK.Org kode
  • Første gang du sender EHF-faktura til oss er det fornuftig å sende kun én faktura for å teste om de kundespesifikke feltene inneholder data med korrekt format/innhold.
Eye-share

Dersom du ikke har EHF integrert i eget system kan du kostnadsfritt benytte deg av Eye-share portalløsning for å sende EHF til Trondheim kommune. Se brukerveiledning for mer informasjon og veiledning i Eye-share Portal.

Retningslinjer for faktura

Fakturaer til Trondheim kommune skal inneholde følgende:

  • Leverandørens organisasjonsnummer
  • Leverandørens bankkontonummer
  • Leverandørens navn og adresse
  • Fakturanummer
  • Fakturadato (helst på formen dd.mm.yyyy)
  • Forfallsdato (helst på formen dd.mm.yyyy)
  • Spesifikasjon av leverte varer og tjenester (type, antall og pris)
  • Fakturasum (skal angis 2 desimaler)
  • Bankkontonummer må oppgis på kreditnotaer

Hvis det er beregnet merverdiavgift knyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende tilleggskrav:

  • Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene
  • Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene MVA bak registreringsnummeret

Slik merker du faktura:

Alle faktura til Trondheim kommune skal merkes med både TK-Org. kode og vårt juridiske organisasjonsnummer, samt navn på kommunens bestiller (TK-ref).

  • TK.Org kode

Hver enhet i Trondheim kommune har en egen sekssifret referansekode. Her finner du en oversikt over våre TK.Org koder.

  • Organisasjonsnummer

Trondheim kommunes juridiske organisasjonsnummer er: 942 110 464.

Fakturaadresse

Trondheim kommune
Fakturamottak
Postboks 2399 Torgarden
7004 Trondheim

For fakturaer med personsensitive opplysninger gjelder følgende adresse:

Trondheim kommune
Enhetsnavn
Postboks 2300 Torgarden
7004 Trondheim

Faktura som gjelder klienter og brukere

Skal du sende faktura som inneholder personsensitive opplysninger, så gjelder egne retningslinjer for fakturaen:

  • Informasjon som kan identifisere klienten skal ikke fremgå av faktura. Bruk i stedet referansenummer til vedlegg med sensitive opplysninger på faktura. Vedlegget merkes med fakturanummer og sendes på papir til bestillende enhet.
  • Faktura som ikke kan pseudonymiseres, og faktura som er adressert/stilt direkte til klient, skal sendes per post til resultatenheten som bestilte tjenesten/varen.
Purringer og inkassosaker

Purringer og inkassosaker sendes på papir til vår fakturaadresse.

Kontaktinformasjon for leverandører

Telefon: 99 37 96 00

E-post: leverandorreskontro@trondheim.kommune.no

Kommunale avgifter

Regnskapstjenesten fakturerer kommunale avgifter til eiendommer i Trondheim kommune.

Faktura for kommunale avgifter blir sendt ut 4 ganger i året. Faktura blir sendt ut cirka en måned før forfall.

  • 1. termin (01.01-31.03) forfall 20.04
  • 2. termin (01.04-30.06) forfall 20.07
  • 3. termin (01.07-30.09) forfall 20.10
  • 4. termin (01.10-31.12) forfall 20.01
Kontaktinformasjon for kommunale avgifter

Ved spørsmål knyttet til grunnlaget i fakturaen:

Telefon 99 32 56 00

Ved spørsmål om delbetaling og betalingsutsettelser:

E-post: eiendomsavgifter@trondheim.kommune.no

Telefon: 90 71 96 04

Det kan være stor pågang på telefonlinjene. Det kan derfor være en fordel å sende en e-post. Vi vil svare på e-postene så snart som mulig.

Åpningstidene på vår telefonlinje er:

  • mandag til fredag: kl. 09.00-11.00 og kl. 12.00-14.00

Husk å oppgi kundenummer ved alle henvendelser.

Dersom du ønsker kopier av dine faktura eller kreditnota, kan du enkelt finne dette ved å logge inn på Min side.

Mer informasjon om de kommunale avgiftene kan du finner her.

Innfordring av kommunale avgifter

Fra 1. november 2020 overtok Regnskapstjenesten i Trondheim kommune innkreving av kommunale avgifter fra Kemneren i Trondheim.

Kontaktinformasjon for Innfordring av kommunale avgifter

E-post: innfordring@trondheim.kommune.no

Bruk av e-post har svakheter som gjør at fortrolige opplysninger kan komme på avveie. Du må ikke oppgi taushetsbelagte opplysninger eller personopplysninger som for eksempel fødselsnummer, eller laste opp vedlegg som inneholder slike opplysninger.

Telefon: 46 80 29 15

Åpningstidene på vår telefonlinje er:

  • mandag til fredag: kl. 09.00-11.00 og kl. 12.00-14.00

Kontaktinfo

Postadresse: Trondheim kommune, Regnskapstjenesten, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim

Kommunale avgifter

Grunnlaget for fakturaen: 99 32 56 00

Betaling og betalingsutsettelse: 90 71 96 04

E-post: eiendomsavgifter@trondheim.kommune.no

Andre henvendelser

Sist oppdatert: 02.06.2021

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Din tilbakemelding blir ikke besvart. Hvis du behøver hjelp, vennligst benytt en av våre kanaler for kontakt.

A03-P1-EPI004