Trondheim kommune har ca. 300 systemer/applikasjoner, hvor ca. 1/3 inneholder arkivverdig informasjon. Systemene dokumenterer kommunens saksbehandling og har dermed både rettslig, historisk, kulturell og/eller annen forskningsmessig verdi. Tjenesteeiere (systemeiere) skal deponere arkivverdige system til Trondheim byarkiv i lovbestemte format og Byarkivet skal bevare og tilgjengeliggjøre dem for ettertiden. Dersom det ikke gjøres en aktiv innsats med å deponere og bevare systemene før disse utfases og/eller erstattes, vil informasjonen gå tapt. Uten arbeid med digital deponering kan det også påløpe ekstrakostnader til midlertidig drift av eldre systemer/baser.

To prosjekter ble gjennomført i forbindelse med digital deponering; ”Digital deponering - fase1” (2012) og ”Digital deponering – fase2” (2013-15). Gjennom prosjektene er infrastruktur for deponering av fagsystem og standardiserte rutiner for deponering og tilgjengeliggjøring av deponerte systemer etablert. Ni fagsystemer ble deponert som pilot hvorav tre deponerte systemer har fått innsynsløsning for saksbehandlere.

Ved utmelding av IKA Trøndelag blir Trondheim byarkiv depot for Trondheim kommune fra og med 1. januar 2016. Depotfunksjon for elektronisk arkiv, godkjenning og langtidsbevaring av skapt arkivmateriale, flyttes fra IKA-Trøndelag til Byarkivet.

Digital deponering - å deponere, godkjenne og langtidsbevare digitalt skapt arkivmateriale- vil være en løpende driftsoppgave som Byarkivet skal håndtere for alle framtidige system. Dette prosjektet ”Digital deponering fase 3” er gjennomførings- og realiseringsfase for prosjektet ”Digital deponering”. Etablering av depotfunksjon for elektronisk arkiv defineres som en del av digital deponering.

Oversikt over deponerte fagsystemer

Prosjektleder er Orie Kimura, Trondheim byarkiv