Hjem Trondheim byarkivProsjekterDokumenthåndtering i Trondheim kommune

Dokumenthåndtering i Trondheim kommune

Bevare eller kaste?

Trondheim byarkiv er i gang med å lage en plan for kommunens dokumenthåndtering. All dokumentasjon i kommunen skal kartlegges og vurderes. Dette arbeidet er særlig viktig nå: En stor kommunereform er på trappene, og det anskaffes nye fellessystemer og stadig flere arbeidsprosesser digitaliseres.

En ferdig plan for bevaring og kassasjon skal foreligge innen utgangen av 2017. Målet er å lage et ”oppslagsverk” om dokumenthåndtering for hele kommunen, med klare regler for hvordan hver dokumenttype skal håndteres: Hva skal journalføres? Skal dokumentet arkiveres? Hvor lenge skal dokumentet bevares? Dette er spørsmål planen skal skape klarhet i.

Målsetning

Styringsdokument

Kommunikasjonsplan

Vi deler!

Trondheim byarkiv har gjort en betydelig jobb med å utarbeide kartleggingsskjema, database og maler til effektiv bruk i prosjektet ”Bevare eller kaste? – Dokumenthåndtering i Trondheim kommune”. Arkivlova med forskrifter regulerer hva som skal bevares i offentlige arkiver. Ny forskrift fra Riksarkivaren trådte i kraft 1. februar 2014, og en veiledning til forskriften forelå i mai 2015. Jobben vår består i å gjøre en såkalt bevarings- og kassasjonsvurdering, med andre ord: Hva slags dokumentasjon skal vi bevare fra kommunens virksomhet? Eventuelt hvor lenge? Og hva kan vi kaste? Alt med tilbakevirkende kraft til 1950. Vurderingen gjelder også kommunale ansvarsområder som er organisert som IKS eller hvor kommunen velger å kjøpe tjenester.

Malene som brukes i prosjektet er fritt tilgjengelig for bruk og kan lastes ned fra lenkene til høyre.

Vi samarbeider!

Vi har allerede begynt å dele: KS kartlegger dokumentasjon i barnevernet med basis i samme lovverk som vi forholder oss til, og dette prosjektet har benyttet og tilpasset materialet som vi har utviklet. Nå gjenbruker også Innherred samkommune det de har behov for i et lignende prosjekt. Hvis alle deler og bruker lignende kartleggingsskjema, kan vi gjenbruke og effektivisere arbeidet med bevarings- og kassasjonsplan. Vi jobber tross alt etter det samme lovverket, og kommunal virksomhet er voldsomt omfattende. Vi tror at en arbeidsmetode med aktiv deling er nødvendig for å gjennomføre bevaringsprosjekter i kommunene på en god og effektiv måte.

Prosjektressurser

Registreringsverktøy

Prosess

Presentasjoner

Kontaktperson: Eirik Hachvaag Andersen

Sist oppdatert: 11.04.2018

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne? (ikke skriv personlig informasjon)


Din tilbakemelding blir ikke besvart. Hvis du behøver hjelp, vennligst benytt en av våre kanaler for kontakt.

A03-P1-EPI006