Dette er verktøyet prosjektet ”Bevare eller kaste? – dokumenthåndtering i Trondheim kommune” bruker til å kartlegge informasjon om enhetene som besøkes.

Verktøyet legger opp til en funksjonsbasert bevaringsvurdering. Arkivverket forklarer dette på følgende måte ”Ein funksjon blir delt opp i aktivitetar som har ein start og ein slutt. Ein aktivitet som gjentek seg kan ein kalle ein prosess. Ein aktivitet kan igjen delast opp i transaksjonar, og det er transaksjonane som skaper arkivdokument”. 

I praksis betyr dette at man beskriver oppgaver (funksjoner) enhetene utfører. Oppgavene genererer dokumenter (arkivobjekt) som blir gjenstand for bevaringsvurdering.

Det er enhetene som har hatt ansvar for å fylle ut registreringsverktøyet, men forut for oppstartsmøtet med enhetene, har prosjektet beskrevet arbeidsoppgaver/ prosesser, og startet med å finne arkivobjektene på enheten. Dette presenteres som en slags ”mal” for hvordan enhetene finner arkivobjektene når de jobber selvstendig.

• Mal - Kartleggingsskjema -v3.0