Hjem Digitalt førstevalg

Digitalt førstevalg

Kontakt Digitalt førstevalg

Se kart

Veien til raskere, enklere og sikrere samhandling med Trondheim kommune.

Vi har alle behov for tjenester fra kommunen i løpet av livet. Fra det første hjemmebesøket fra helsesøster etter fødselen, barne- og ungdomstiden i barnehage og skole, som boligeier, som aktiv i idrett og frivillighet, som pårørende, som pleietrengende eller som engasjert i byen vår. Som innbygger vil vi at kontakten med det offentlige skal være enkel, sikker og smidig.

Program for Digitalt førstevalg er opprettet for at Trondheim kommune skal nå målet om et "digitalt førstevalg" - at samhandling digitalt skal være innbyggernes og næringslivets førstevalg. 

Formålet med programmet er å sikre at kommunen utvikler gode digitale tjenester til innbygger og næringsliv på en effektiv måte og med en optimal bruk av ressurser.  Programmet samorder og koordinerer derfor digitaliseringsprosjekter mot innbygger/næringsliv og relaterte aktiviteter. For å lykkes med de digitale tjenestene legger programmet vekt på tilnærme seg digitaliseringsarbeidet med utgangspunkt i brukeren, fokus på sikkerhet, personvern og gjennom å vurdere hele verdikjeden. I tillegg legger vi vekt på å tilrettelegge for en helhetlig og moderne tjenesteorientert arkitektur.

Programmet er en gjennomføringsorganisasjon, det vil si at programmet hjelper til med å gjennomføre prosjektene til riktig kostnad, til riktig tid og med god nok kvalitet. Programmet har som mål å utnytte felles ressurser best mulig gjennom koordinering av digitaliseringsprosjektene.

Programmet samordner frikjøp, rekruttering og innleie av kompetente medarbeidere og prosjektledere. Programmet sørger for relevant verktøy og rutiner og deler “beste praksis”. Programmet bidrar til at aktuelle lover og retningslinjer, anbefalinger og kvalitetskrav er godt kjent og etterleves, eksempelvis brukermedvirkning, universell utforming, gevinstrealisering, sikkerhetsarkitektur, nasjonale standarder og forvaltningsregler. Programmet følger en helhetlig og tjenesteorientert arkitektur.

Pågående prosjekter:

 

Min Side

Gjennom prosjektet Min side legger Trondheim kommune forutsetninger for å tilby gode digitale tjenester til innbygger og næringsliv.

Min side - les mer:

Innlogget i Min side skal brukeren få innsyn i digital kommunikasjon med kommunen, og informasjon om kundeforhold, saker, korrespondanse m.m. I starten vil Min side bare kunne tilby noen få innsynstjenester, men mer funksjonalitet vil komme i kjølvannet av kommunens pågående og framtidige digitaliseringsprosjekter.

Konseptskisse:

 

Når vil Min side lanseres?

De første tjenestene i Min side er allerede tilgjengelig via Trondheim folkebiblioteks nettsider (bokreservasjoner, digitalt lånekort m.m.) Vinteren 2018 lanserer vi de første innsynstjenestene på www.trondheim.kommune.no

Prosjektleder: Liss Johansen Sandø

eBygg – byggesak på nett

Trondheim kommune etablerte i mai 2015 et prosjekt som skal sørge for effektiv, digital byggesaksbehandling i kommunen. Meningen er at innbygger skal kunne utforme og levere byggesøknaden via nett.

e-Bygg - les mer:

Tjenesten skal hente inn registrert informasjon fra sentrale register, slik som Matrikkelen (bygnings- og eiendomsinformasjon), kart, byggesaksarkiv, Folkeregisteret (person- og adresseinformasjon), Enhetsregisteret (selskapsinformasjon), sentral godkjenningsregister m.m. Det skal være enkelt å kommunisere med kommunen, og den nye løsningen skal gi god veiledning i hvordan  byggesøknaden skal fylles ut.

 

For å etablere tjenestene jobber prosjektet med å gjennomføre to anskaffelser; nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling og webportal for digitale byggesøknader. Dette arbeidet er nå godt i gang, og 20. april 2016 inngikk Trondheim kommune kontrakt med Tieto/Software Innovation AS om å levere et nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling. Det nye fagsystemet vil bli tatt i bruk i løpet av våren 2017.

Direktoratet for byggkvalitet har satt i gang et arbeid for å etablere og regulere tilgangen til en felles tjenesteplattform rettet mot leverandører av blant annet webportaler for digitale byggesøknader. Anskaffelse av webportal avventer dette arbeidet.

Kontaktpersoner: Trond Utne og Kevin Carr

Eiendomsavgifter

Prosjekt Eiendomsavgifter skal legge til rette for gode digitale tjenester for innbygger og næringsliv som eier eiendom i Trondheim kommune.

Eiendomsavgifter - Les mer:

Dette inkluderer å etablere en digital tjeneste for registrering av vannmåleravlesning og muligheter for digital booking av tidspunkt for utskiftning av vannmåler. Samtidig legges det til rette for at innbygger og næringsliv skal få informasjon og oversikt over tjenestene og avgiftene knyttet til sin eiendom via Trondheim kommunes «Min side». Dette innebærer informasjon som registrert vannmåler, vannforbruk og tilhørende vann- og avløpsgebyrer, informasjon om eiendomsskatt og hvordan hvordan skattetaksten for eiendommen er beregnet. Prosjektet legger også til rette for mer effektiv saksbehandling og en rekke automatiserte prosesser som skal bidra til en effektiv administrasjon av eiendomsavgiftene.

For å etablere disse tjenestene skal prosjektet anskaffe og innføre et nytt forsystem for håndtering av eiendomsavgifter som i større grad understøtter arbeidsprosessene og helt eller delvis automatiserer mange av dagens manuelle prosesser. Videre jobber prosjektet med utredning av en ny løsning for digital dialog med entreprenører og rørlegger om private vann- og avløpsanlegg som skal heve kvaliteten på de tjenestene innbygger og næringsliv mottar. Prosjektet skal også se på hvordan data fra smarte vannmålere kan brukes for å gi økt kontroll og proaktiv oppfølging og planlegging av kritisk infrastruktur for innbyggerne.

Prosjektet involverer både Kart- og oppmålingskontoret og Trondheim Bydrift. Konseptfasen startet i november 2016 og anbefalt konsept ble godkjent i april 2017. Plan for gjennomføring av prosjektet ble godkjent i desember 2017 og prosjektet vil ha første leveranse i høsten 2018 og siste leveranse i begynnelsen av 2020.

Prosjektleder: Trond Utne

Digitale Planprosesser

Digitale planprosesser er et prosjekt som ble satt i gang i den hensikt å anskaffe ny saksbehandlingsløsning for plan j.f. plan og bygningsloven, og bidra til økt medvirkning for offentlige instanser, innbyggere og andre berørte parter. I tillegg er det behov for å gi bedre støtte til beslutningstakere i planprosessen.

DigiPlanprosesser - les mer:

Prosjektet ble initiert i 2016, og følger Difis prosjektveiviser i hht Trondheim kommunes retningslinjer. Prosjektet er (september 2018) i planleggingsfasen, og har som målsetning for 2018 å velge en (eller flere) leverandører for etablere ny saksbehandlingsløsning for plan, og videreutvikle medvirkningsprosessen. Prosjektet vil etter planen avsluttes første halvdel 2020.

Prosjektet er koordinert og samarbeider med KS sitt initiativ ePlansak, og vil sannsynligvis bli en av pilotkommunene i henhold til disse kravene. Byplankontoret har det faglige eierskapet og ansvaret i prosjektet, mens prosjektleder og prosjektet som sådan er organisert under Program for digitalt førstevalg.

 Prosjektleder: Øystein Orheim

Oppvekstadministrativt system (OAS)

Dagens systemstøtte for administrative oppgaver innen skolesektoren i Trondheim kommune dekkes av et skoleadministrativt system (SAS) kalt Extens. Dette systemet fases nå ut av leverandøren. I tillegg går avtalen i forhold til det administrative systemet for barnehage ut i 2018. Trondheim kommune jobber nå med anskaffelsen av et nytt system, med kontraktsinngåelse mars/april 2018.

Den andre anskaffelsen som håndteres av prosjektorganisasjonen er anskaffelse av systemstøtte for spesialpedagogikk i kommunen. En forventer å utlyse en markedsdialog angående dette i 2.kvartal 2018.

OAS - les mer:

Typiske oppgaver som håndteres i et skoleadministrativt system er skoleopptak, opprettelse av grupper, administrasjon av elever og ansatte i skolen, planlegging av skolerute, administrasjon av fagtilbud og karakterer, søknad og tildeling av SFO-plass osv. Hvis vi i tillegg inkluderer administrative oppgaver for søknad og tildeling av barnehageplass, innplassering av barn på avdelinger og grupper, søskenmoderasjon osv. vil det nye systemet kunne dekke hele oppvekstområdets behov. Et oppvekstadministrativt system har tette knytninger til læringsplattformen IST-læring, den digitale Meldeboka og HR -portalen.

I anskaffelsen av systemstøtte for spesialpedagogikk ønsker man å inkludere arbeidet i og mot PPT slik at man får et helhetlig system for oppvekstsektoren. Bakgrunnen for at man har valgt å dele opp anskaffelsen er at løsningene som fantes dekket enten behovene til skole/barnehage eller til PPT, men var mangelfull i forhold til samhandling mellom instansene, samt at løsningene ikke dekket behovene til sentral oversikt over vedtak, ressursbruk og sakkyndige vurderinger.

Ståsted i dette arbeidet er at vi:

  • Utforsker behov, slik at vi er tydelige på hvor vi skal

  • Kartlegger markedet, slik at vi vet hva vi kan be om

  • Avklarer interne og eksterne finansieringskilder (herunder Innovasjon Norge)

  • Inviterer til et bredt (kommunalt) samarbeid for å få dette til

Kontaktperson: Jomar Estenstad

IT-støtte til barneverntjenesten - Digi Barnevern

Anskaffelse av nye IT-løsninger til kommunalt barnevern

Trondheim kommune igangsatte høsten 2015 et prosjekt med målsetning om å anskaffe ny IT-løsning for barnevernet i Trondheim. Dette til dels som følge av en kartlegging gjort i 2014 som viste at Trondheim kommunes IT-løsning ikke levde opp til forventninger og behov hos barnevernet. I løpet av 2016 konkluderte prosjektet med at det ikke finnes adekvate IT-løsninger i markedet og at det er behov for ny utvikling på området. Samme år ble det, etter en utredning fra Bufdir, konkludert med at det er behov for «et eget forprosjekt som utreder ulike alternativer for fremtidig digital forvaltning i barnevernet».

 DigiBarnevern - les mer:

Prosjektet DigiBarnevern startet i november 2016 en konseptfase med deltakere fra Kommunenes Sentralforbund (KS) og Bufdir, samt kommunene Trondheim, Oslo, Kristiansand, Bergen, Stavanger, Asker og Bærum. I tillegg har Lørenskog og Fet kommuner vært følgekommuner til prosjektet. Prosjektet gikk inn i planleggingsfasen høsten 2017. Det er forventet at anskaffelsesfasen har oppstart høsten 2018

 

I tillegg til ny IT-løsning for ansatte i barnevernet, jobbes det med følgende delprosjekter:

Innbyggertjenester, som gjør det mulig for de som mottar tjenester for barnevernet å kommunisere og få innsyn i sin sak på KS Min Side.

Nasjonal portal for bekymringsmeldinger som vil være en digital portal for å kunne lese informasjon om barnevernet, samt å kunne sende bekymringsmeldinger til barnevernet.

Barnevernfaglig kvalitetssystem (BFK) som vil være et rammeverk som skal gi kommunalt barnevern systematisk og kunnskapsbasert faglig støtte til gjennomføring av arbeidsprosesser.

Rapporteringsbank vil gi grunnlag for innsikt i barnevernssaker, og effektivisere kommunenes rapportering til myndighetene.

Standarder for meldingsutveksling som skal sikre god digital samhandling internt i kommunen, mellom kommuner, med fylkeskommune og staten, og med andre aktører i barnevernet.

For mer informasjon om prosjektet, gå til KS sine sider her 

Kontaktpersoner:

Tommy Engvik, prosjektleder
Geir Hauso, fagressurs barnevern

IT-Støtte for saksbehandling -ITS

Trondheim kommune vil ha et brukervennlige saksbehandlerverktøy som effektiviserer arbeidet for saksbehandlerne, automatiserer arkivering og trygger rettsikkerheten for kommunens innbyggere. 

 ITS - les mer:

 

Trondheim kommune skal fase ut eksisterende saksbehandlingsløsning. Kommunen har tidligere hatt som mål å samle så mye saksbehandling som mulig i ett og samme system. Dette har vist seg å by på noen utfordringer.

Kommunen går nå i retning mot at ulike fagområder får egne saksbehandlingsløsninger. Derfor er det ønskelig å skaffe til veie en ny og enklere saksbehandlerløsning for den generelle saksbehandling som ikke trenger egne, spesifikke systemer.

Trondheim kommunes nåværende sak- og arkivløsning ivaretar 2900 saksbehandler og ledere.

Prosjektets mål er:

Trondheim kommune skal kunne gjennomføre saksbehandling for innbyggere og for andre i kommunen på en måte som er forsvarlig, effektiv og med høy kvalitet.

Videre tidsplan (revidert desember 2017)

2018

  • Planleggingsfase

  • Gjennomføre markedsdialog - Kommunens visjon for framtidig løsningsarkitektur og konkrete komponent baserte løsninger.

  • Behovsopptak og kravspesifisering

  • Innkjøps-/anbudsprosess(er)

2019

  • Gjennomføringsfase

  • Eventuelle pilot(er)

  • Innføring i Trondheim kommune

2020

  • Avslutning av prosjektet

Prosjektet finansierer også delprosjektet "Utfasing av eksisterende løsning"

Utfasing eksisterende løsning skjer i takt med innføring av IT-støtte for saksbehandling på de ulike virksomhetsområdene.

Fagområder som befinner seg i eksisterende løsning når ny løsning innføres skal følge seg trygg på at prosjektet ikke avvikler noe som er i bruk, uten at videre saksbehandling blir betryggende ivaretatt.

Prosjektets hjemmeside

Kontaktpersoner:

Prosjektleder IT-støtte for saksbehandling: Øystein Orheim

Fagansvarlig forvaltning/arkiv: Gunn Hege Aas

Fagansvarlig eksisterende løsning: Leif Kristian Thorsen

Delprosjektleder utfasing/prosjektstøtte: Anne Helen Berg 

Digitale politikere - rett på sak 

"Digitale politikere - rett på sak" er et prosjekt igangsatt av bystyresekretariatet i Trondheim kommune. Prosjektets formål er å inngå en avtale med en leverandør som Trondheim kommune kan samarbeide tett med for å utvikle, drifte og vedlikeholde en digital løsning som forenkler og automatiserer tungvinte manuelle operasjoner i forbindelse med gjennomføring av møter i folkevalgte organer. Det brukes i dag for mye ressurser på manuelle operasjoner, samt stadig opprydding og feilretting.

Digitale politikere - les mer:

Løsningen skal inneholde funksjoner innenfor dokument- og informasjonshåndtering, men også en rekke “møtetekniske” funksjoner, samt en “min side”- løsning for politikere. I tillegg skal løsningen tilby et brukergrensesnitt for administrator som blant annet gjør det mulig å ta ut rapporter og statistikk basert på data som produseres i løsningen.

Samfunnsmessige gevinster skal oppnås ved at lokaldemokratiet og den politiske styringen av kommunen blir styrket. Mer effektive og velfungerende møter i folkevalgte organer styrker tilliten til politiske beslutninger, og gir økt kvalitet på beslutningsprosessen og på de beslutningene som blir tatt.

Ressursmessige gevinster skal oppnås ved at administrasjonen av den politiske beslutningsprosessen blir mer effektiv. Tungvinte manuelle operasjoner, ”tidstyver” og feilkilder i dagens system blir redusert. Både administrasjonen, sekretariatet og de folkevalgte får bedre arbeidsbetingelser. Prosjektet vil frigjøre tid til å styrke kvaliteten på sekretariatets kjerneoppgaver.

Løsningen /-ene skal utvikles og testes i første halvår 2018 og innføres fullt ut siste halvår 2018. Deretter skal det drives videreutvikling av løsningen til og 2020, samt vedlikehold og drift fram til og med 2023.

Kontaktperson: Ole Kristian Lundereng

Læringsplattform (LMS)

En digital læringsplattform (LMS, Learning Management System) er et system som brukes i skolen som et lærings- og kommunikasjonsverktøy. Gjennom et slikt system kan lærere distribuere læringsmateriell til sine elever, gjøre underveisvurderinger og gi elevene tilbakemelding på innlevert arbeid, utarbeide og gjennomføre prøver osv. Elevene har tilgang til sine uke-/periodeplaner via læringsplattformen, kan levere oppgaver enkeltvis og i grupper, gjennomføre prøver, og ha oversikt over sine resultater der.

LMS - les mer:

Trondheim kommune tok i bruk de første delene av læringsplattformen IST Læring og Google Classroom høsten 2016. Til skolestart høsten 2017 forventes hele plattformen å være ferdigstilt.

Innføring av ny læringsplattform er et prosjekt i Trondheim kommunes Program for Digitalt førstevalg. Tjenesten eies og forvaltes av Fagenhet for oppvekst og utdanning.

Kontaktperson: Liss Johansen Sandø

Digital Aktivitetskalender

Trondheim kommune tilbyr introduksjonsprogram for nyankomne utlendinger mellom 18 og 55 år som har rett og plikt til deltakelse i introdukjonsprogram, ref. Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven).

Digital Kalender - les mer:

Den digitale kommunikasjonen

mellom tilbydere og deltakere i programmet er i dag lav, og administrasjon og koordinering av tilbudet er ressurskrevende og består i stor grad av manuelle prosesser. Dette fører blant annet til at deltakerne har lav grad av mulighet til å få overblikk over egen hverdag og aktivt ta ansvar for egen kvalifisering.

Det har derfor nå blitt satt i gang et arbeid med å skissere et konsept hvor hvordan introduksjonsprogrammet kan støttes av digitale løsninger, og hvordan et slikt konsept best kan realiseres. Prosjektet er p.t. i konseptfasen.

Kontaktperson: Espen Øyan

Salgs,- serverings- og skjenkebevilling

Eierskapsenheten v/skjenkegruppa i Trondheim kommune ivaretar at lovkravene som følger av alkohol- og serveringslovgivningen overholdes, og har ansvar for behandling av alle salgs-, skjenke- og serveringsbevillinger i Trondheim kommune.

Salgs-, serverings- og skjenkebevilling - les mer:

Dagens prosesser består av mye manuell og tungvint håndtering for å kunne ivareta de lovpålagte oppgavene. Det er derfor igangsatt et prosjekt som skal levere digitale, enklere og mer effektive løsninger for

  • søknadsprosess i forbindelse med faste bevillinger og enkeltanledninger
  • innrapportering og fakturering av omsetning
  • håndtering av kunnskapsprøver
  • kontroll av salgs- og skjenkesteder
  • rapportering til offentlige myndigheter
 
Prosjektet startet opp i januar 2018 og er planlagt å vare ut 2019.
Kontaktpersoner
Prosjektleder Berit Anne Hauknes
Juridisk rådgiver Hilde Ringard
Fagressurs Lillian Winterthun
 

Kontaktperson: Programleder Elin Engen Harder

Temaplan IKT, Digitalt førstevalg

 Temaplan 2018 - 2020

Vil du vite mer eller har du en idé? 

Prosjektene vi er i gang med finner du i innholdsmenyen på denne siden. Ønsker du å vite mer, gi innspill eller har du en idé om å forbedre tjenestene til innbygger og næringsliv?  

digitalt.forstevalg@trondheim.kommune.no

Kontaktinfo

Postadresse: Trondheim kommune, Digitalt førstevalg, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim

Programleder Elin Engen Sotberg Harder

E-post: elin.e.sotberg.harder@trondheim.kommune.no

Sist oppdatert: 10.09.2018

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?