Forsinkelser og feil i publisering på kommunens postliste

Vi understreker at dette kun gjelder den ordinære postlisten og ikke postlisten for bygge-, plan- og delingssaker eller kommunens møtedokumenter (møtekalender).
Vi forsikrer om at alle dokumenter i de berørte sakene hele tiden har vært korrekt arkivert i kommunens arkivsystem.

Hvilke enheter er berørt og er publisert nå? 

• Stab - kommunalsjef barnehage, Stab - kommunalsjef barne- og familietjenesten, Stab - kommunalsjef hjemmebaserte tjenester, Stab - kommunalsjef medisinske tjenester, Stab - kommunalsjef psykisk helse, arbeid og inkludering, Stab - kommunalsjef skole, Stab - Kommunalsjef habilitering og forvaltning.
• Byråder, Byrådets sekretariat, Byråd for finans politisk, Byrådsleder personlig, Byrådsleders avdeling, Byrådssekretærer.
• Ombud helse-, omsorgs- og oppveksttjenester, Personvernombudet.
• Virksomhetsområde skole, Virksomhetsområde barnehage, Virksomhetsområde mestring og inkludering, Virksomhetsområde hjemmebaserte tjenester, Virksomhetsområde sykehjem og omsorgsboliger, Virksomhetsområde medisinske tjenester, Virksomhetsområde habilitering og forvaltning, Virksomhetsområde psykisk helse, arbeid og inkludering og Virksomhetsområde barne- og familietjenesten, Helseplattformen drift og forvaltning.
• Bergheim hjemmetjeneste, Bispehaugen barnehager, Blakli barnehager, Bromstad og Majorstuen barnehager, Brøset og Strinda barnehager, Brundalen barnehager, Charlottenlund helse- og velferdssenter, Furutoppen barnehage, Grillstadfjæra barnehage, Hallset barnehager, Hårstadmarka barnehager, Hesteskoen og Sletten barnehager, Ilabekken barnehager, Jakobsli barnehager, Kattem barnehager, Kolstad barnehage AC Møller tegnspråksenter, Lade hjemmetjeneste, Lund barnehage, Nidarvoll og Sunnland barnehager, Nissekollen barnehager, Nypvang barnehage, Øya barnehager, Presthus Gård og Vikåsen barnehager, Romolslia barnehage, Sentrum barnehager, Sildråpen barnehager, Strindheim hjemmetjeneste, Svartlamon kunst- og kulturbarnehage og ReMida, Thyra barnehager, Tillermyra barnehager, Utleira barnehager. 

Disse enhetene produserer til sammen omtrent fem prosent av kommunens totale dokumentmengde per uke. De øvrige enhetene i kommunen har ikke vært berørt av disse feilene.  

Hva er årsaken til problemet?

Årsaken til dette ligger i en svikt i interne rutiner, overføring av kompetanse og samspillet mellom to av kommunens digitale systemer. Når det har blitt gjort endringer på enkelte nivå i arkivløsningen, ser det ut til at innsynsløsningen har stoppet publisering. Videre har noen nye enheter i arkivløsningen heller ikke blitt publisert etter opprettelsen. Det skulle vært foretatt en fortløpende manuell oppdatering av statusen i innsynsløsningen. 

Det er dessverre ikke mulig å hente ut en logg som viser nøyaktig når de ulike enhetene har vært publisert eller upublisert. Imidlertid vet vi at enhetene som er listet opp over, sto som upublisert i slutten av april. Dette betyr at postlisten nå vil inneholde flere nye journalposter fra disse enhetene.

Hvordan finner du informasjonen du trenger?

For å gjøre det lettere for deg å finne frem til de aktuelle sakene og bestille innsyn direkte, har vi utarbeidet følgende veiledning:

Søk i postlisten: Du kan søke etter alle journalposter på vanlig måte via vår innsynsløsning.

Søk per enhet: Hvis du ønsker å se publisert informasjon fra en spesifikk enhet som har vært berørt, kan du følge den vedlagte veiledningen for søk i postlisten.

Eksempel: I veilederen viser vi hvordan du kan søke opp informasjon fra «Stab - kommunalsjef hjemmebaserte tjenester» og deretter bestille fra løsningen. 

Hva gjør vi for å unngå at dette skjer igjen?

Trondheim DIGITAL har iverksatt følgende tiltak for å forhindre lignende feil i fremtiden:

• Vi har etablert en tydelig rutine som beskriver ansvar og arbeidsflyt mellom kommunens arkivsystem og innsynsløsning. Opplæring i innsynsløsningen for brukere på aktuelle avdelinger.  
• Vi vil oppdatere kommunens innsynsløsning til den nyeste versjonen av dagens løsning. Avdelingsleder for tjenestedesign og utvikling har rollen som tjenesteforvalter i denne fasen. 

Dersom du har spørsmål knyttet til denne informasjonen, er du velkommen til å kontakte oss på e-post:

Veiledning til innsynsportalen

Veiledning for søk og bestilling av dokumenter via kommunens innsynsløsning