Personvernerklæring for elever og foresatte i grunnskolene i Trondheim kommune

1. juli 2018 trådte EU sin nye personvernforordning (GDPR) i kraft i Norge. Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss i Trondheim kommune. Vi skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du som registrert elev eller foresatt har i våre systemer.

Personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger. Personopplysninger er enhver opplysning som kan identifisere deg som person.

Denne personvernerklæringen gjelder grunnskolen. I tillegg så vises det til personvernerklæringen som beskriver hvordan Trondheim kommune generelt samler inn og bruker informasjon om brukere av kommunens nettsted og digitale publikumstjenester.

Når vi behandler personopplysninger, betyr det at vi samler inn, registrerer, setter sammen eller lagrer opplysninger om enkeltpersoner. Vi følger personvernregelverket og skal behandle alle personopplysninger på en lovlig og sikker måte. Prinsippene i denne personvernerklæringen er hentet fra Datatilsynet.

Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte?

Trondheim kommune behandler personopplysninger i forbindelse med oppgaver vi er pålagt å utføre. Dette gjør vi for at elever og lærer skal kunne utføre sine oppgaver. Vi skal ikke innhente flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å utføre oppgaven. Opplysningene skal kun brukes til det formålet de er innhentet for. Unntaket er hvis det finnes et lovlig grunnlag til å bruke opplysningene til andre formål.

Dersom Trondheim kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil vi sørge for at det vil være et lovlig grunnlag for dette, ved for eksempel innhenting av samtykke.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen?

Trondheim kommune utfører lovpålagte oppgaver som innebærer behandling av personopplysninger.

Sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
• Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger, og andre særskilte grunnlag nevnt i personvernforordningen (GDPR) art. 6 og 9.
• Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Trondheim kommune henter inn nødvendig informasjon om elever i grunnskolen, blant annet for å sørge for gjennomføre opplæring, derunder også kartleggingsprøver, eksamener og nasjonale prøver.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi, om nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, som for eksempel Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysningene fra i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Trondheim kommune behandler direkte og indirekte identifiserbare data.

Vi behandler kontaktopplysninger som:

• Navn, adresse og telefonnummer.
• Foreldres navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
• Foreldres relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.

Administrative fagsystem

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med administrasjon av elever og foresatte i skolens oppvekstadministrative system (OAS). (Vigilo er kommunens leverandør av OAS p.t.)

Digitale læremidler og verktøy

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med opplæringen. Både i kontorstøtteverktøy og digitale læremidler til bruk i undervisning. Eksempler på digitale læremidler og verktøy i Trondheim kommune. (Google Workspace for Education er kommunens leverandør av kontorstøtteverktøy og læringsplattform (Google Classroom) p.t.) Det er utarbeidet en egen informasjonsside rettet mot foresatte om bruken av Google Workspace for Education.

Trondheim kommune har inngått en databehandleravtale med hver enkel av disse tjenestene. Den beskriver hvordan de behandler dine personopplysninger.

Arkiv/saksbehandling

Trondheim kommune er pålagt å ha et elektronisk arkivsystem. Her lagres all arkivverdig skriftlig korrespondanse. Vi behandler personopplysninger blant annet i forbindelse med:

• saker om skolemiljø etter opplæringsloven kap. 9A
• vedtak om skoleplass
• vedtak om spesialundervisning
• vedtak om skoleskyss
• vedtak om særskilt norskopplæring
• standpunkt- og eksamenskarakterer

Telefon og e-post

Ansatte i Trondheim kommune bruker e-post og telefon i sitt daglige arbeid. Vi arkiverer relevante opplysninger for saksbehandlingen i vårt arkivsystem. Sensitive opplysninger skal ikke sendes som e-post.

Eksempler på systemer vi henter personopplysninger fra:

Vigilo (Oppvekstadministrativt system)

Elev: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, telefon, foreldreansvar, morsmålsopplysninger, nasjonalitet, skoletilhørighet, klasse, timeplan, karakterer, orden/oppførsel, fravær, vitnemål, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem, hva foreldre har samtykket til.

Foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, epost-adresse, relasjon til barn, eventuelt informasjon om betalingsmoderasjon (SFO).

Google Workspace for Education (Kontorstøtteverktøy)

Fornavn, etternavn, e-postadresse, skole, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, vurderinger, resultater, videokommunikasjon. Eleven kan selv legge inn profilbilde om ønskelig. Konto til elever slettes 90 dager etter endt skolegang i Trondheim kommune.

Digitale læremidler og verktøy

Fornavn, etternavn, e-postadresse, organisasjon, organisasjonsenhet, elevproduksjon – elevens arbeider i læremidlet/verktøyet.

Klassetrivsel

Klassetrivsel er et digitalt, pedagogisk verktøy utviklet til å kunne gjennomføre trivselsundersøkelser i skoler. Det kan gi læreren viktig kunnskap som bør følges opp i elevsamtaler og utviklingssamtaler. Undersøkelse er kun et supplement for samtale og personlig kontakt med elevene. Personopplysninger som behandles er fornavn, etternavn, skole, klasse.

Conexus Engage

Conexus Engage henter opplysninger fra utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. Her behandles elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater.

Hvordan tar vi vare på personopplysninger?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, tilgangsstyring og tofaktorautentisering. Det er bare ansatte med tjenstlige behov som kan få tilgang til personopplysningene dine, og vi kontrollerer deres behandling av personopplysninger i datasystemene.

Hvem utleverer vi personopplysninger til?

Trondheim kommune utleverer personopplysninger til Utdanningsdirektoratet i forbindelse med eksamen og nasjonale prøver.

Trondheim kommune utleverer personopplysninger til Trøndelag fylkeskommune i forbindelse med opptak til videregående opplæring.

Ansvar for personopplysninger

Behandlingsansvarlig

Trondheim kommune er behandlingsansvarlig. Det betyr at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene behandles hos oss.

Databehandleravtaler

Vi har inngått databehandleravtaler med eksterne leverandører. Avtalene regulerer hvordan leverandørene skal behandle personopplysninger på vegne av oss. Databehandlere behandler kun personopplysninger etter instruks fra Trondheim kommune, og kan ikke bruke personopplysningene til andre formål enn det som følger av avtalen. Våre databehandlere har samme taushetsplikt som våre ansatte.

Hva er dine rettigheter?

Rett til informasjon

Du har rett på informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, formålet med behandlingen, behandlingsgrunnlaget og hvilke rettigheter du har som registrert.

Rett til innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvordan vi behandler dem. Hvis du er part i en eller flere saker hos oss, har du også rett til innsyn i saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn. I saker hvor du ikke er part, kan du ha rett til innsyn etter offentlighetsloven.

Rett til endring

Dersom du oppdager at Trondheim kommune har registrert feile, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse korrigert og oppdatert.

Rett til sletting

I særlige tilfeller vil du kunne ha rett til å få slettet personopplysninger om deg. Da er forutsetningen at vi ikke har en lovpålagt plikt til å lagre opplysningene som dokumentasjon etter arkivloven.

Rett til begrensning

I noen tilfeller kan du be om at behandlingen av personopplysningene begrenses. I så fall kan personopplysningene dine lagres, men ikke brukes til noe.

Rett til dataportabilitet

Retten til dataportabilitet er en ny rettighet som skal styrke din kontroll over egne personopplysninger. Dette innebærer at dersom dataansvarlig behandler opplysninger med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du enkelt be om å få overført opplysningene dine til annen tjenesteleverandør for å gjenbruke disse på tvers av like systemer og tjenester. Dataportabilitet skal gjøre det lettere å bytte tjenesteleverandør.

Lagring

Trondheim kommune skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet opplysningene er innsamlet for. Vi sletter personopplysninger når formålet med innsamlingen er oppnådd. Unntaket er hvis opplysningene er arkivverdige etter arkivloven, da blir opplysningene som er samlet inn lagret ved Trondheim byarkiv.

Unntak

Når opplysningene behandles for vitenskapelige, historiske eller statistiske formål, er det gjort unntak fra retten til innsyn, retting, sletting og begrensning av behandling. Retten til dataportabilitet omfatter ikke personopplysninger som behandles med hjemmel i lov.

Innsyn, endre eller slette opplysninger

Hvis du fortsatt er elev i grunnskolen skal du kontakte skolen for å få innsyn i elevmappe. Skal du ha innsyn i, endre eller slette opplysninger om deg etter at du har gått ut av grunnskolen, må du ta kontakt med Trondheim byarkiv.

Klage

Hvis du mener at Trondheim kommune ikke behandler personopplysningene på en måte regelverket krever, kan du ta kontakt med skolen. Det er også mulig å klage til Datatilsynet i Norge. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Hvordan kan du kontakte personvernombudet?

Trondheim kommune har etablert Personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Personvernombudet kan du kontakte på e-post: