Tolketjenesten

Tolketjenesten formidler og utfører tolke- og oversettelsestjenester på ca. 75 språk til alle enheter i Trondheim kommune. Vi har ikke kapasitet til å levere tolke- og oversettelsestjenester til enheter utenfor Trondheim kommune eller til privatpersoner generelt.

Tolketjenesten er den kommunale tolke- og oversettelsestjenesten i Trondheim. Tolketjenesten bidrar til å sikre rettssikkerhet og forsvarlig hjelp og tjeneste for personer som ikke kan kommunisere forsvarlig med Trondheim kommune uten tolk.

Telefonen (72 54 47 60) til Tolketjenesten er åpen tirsdag, onsdag, torsdag og fredag 09.00-11.30 og 12.30-14.30 pluss mandag 09.00-12.00.

Bestilling av tolking og oversetting

Bestilling av tolking og oversetting

Bruk bestillingsskjema for Bestilling av tolking og oversetting

Ansatte med kommunale e-postadresse skal klikke på "Logg inn med Active Directory" for å bestille tolking og oversetting.

Bestiller som har fått tilsendt brukernavn og passord skal bruk det for å bestille tolking og oversetting. Hvis du ikke har fått tilsendt brukernavn og passord, kontakt oss på e-postadresse .

I bestillingsportalen har dere oversikt over alle framtidige bestillinger. Under fanen «Liste» kan du følge med på om tolk er blitt tilordnet. Der kan du også kopiere, endre, avbestille, gi tilbakemelding ved å velge «Handlinger». Andre nyttige tips finner du under fanen «Nyheter».

Spørsmål vedrørende din bestilling eller andre spørsmål til Tolketjenesten sendes til . Henvendelser på e-post besvares raskt.

Telefonen til Tolketjenesten 72 54 47 60, og er åpen mandag kl. 09.00-12.00, tirsdag- fredag kl. 09.00-11.30 og kl. 12.30-14.30. 

Ved akutte henvendelser kan vi nås på telefon 91 76 02 85 mandag- fredag mellom kl. 08.00-15.30. Eksempler på akutte henvendelser er: tolk ikke møtt/tar ikke telefonen.

Råd ved bestilling av tolk og oversettelse

Råd ved bestilling av tolk generelt

Gi nøyaktige opplysninger om oppdraget:

• språk og eventuell dialekt
• tidspunkt og varighet (sett av nok tid, da samtale med tolk tar lengre tid)
• sted (nøyaktig adresse, avdeling, etasje, inngang og lignende)
• navn og fødselsdato for klient
• navn og telefonnummer for kontaktperson
• kort om hva saken gjelder, slik at tolken kan møte forberedt
• Bestill tolk i god tid. På enkelte språk kan det være vanskelig å få tak i tolk. Ved møter der mange er involvert, kan det lønne seg å bestille tolk først.
• Husk å sette av nok tid til samtalen. Det tar lengre tid å gjennomføre en samtale ved hjelp av tolk enn en vanlig samtale.

Bestilling av tolk til foreldremøter

• Bestill tolk i god tid før møtet og forhør deg om tilgjengelighet før du fastsetter møtedato.
• Oppgi oppmøteadresse, bygg, inngang, møterom og tlf. nr. til kontaktperson på kveldstid, ved bestilling.
• Oppgi agenda/tema og last opp presentasjoner slik at tolkene kan forberede seg.
• Oppgi antall personer det skal tolkes for i oppdragsbeskrivelsen slik at bruk av tolkeutstyr kan vurderes.
• Oppgi navn og telefonnummer til kontaktpersonen som er tilgjengelig for tolken før oppdraget, i oppdragsbeskrivelsen.

Under foreldremøtet:

• Avtal hensiktsmessig plassering av tolken med tanke på lytteforhold og visuell kontakt.
• Bruk mikrofon når det er hensiktsmessig. Bakgrunnsstøy og avstand kan forstyrre tolkens muligheter for å høre det som sies.
• Informer om at det er tolker til stede i starten av møtet.

NB! Gi tolken tid til å gjengi informasjonen.

Bestilling av tolk til samvær

• Bestill tolk i god tid før møtet og forhør deg om tilgjengelighet før du fastsetter møtedato slik at vi kan prøve å stille opp med tolk med høy kvalifikasjon.
• Oppgi oppmøteadresse, bygg, inngang, møterom og tel.nr. til kontaktperson på kveldstid, ved bestilling.
• Oppgi antall personer det skal tolkes for i oppdragsbeskrivelsen slik at bruk av tolkeutstyr kan vurderes.
• Oppgi navn og telefonnummer til kontaktpersonen som er tilgjengelig for tolken før oppdraget, i oppdragsbeskrivelsen.

Under samvær:

• Tolkeloven pålegger tolken å tolke nøyaktig det som blir sagt i samtalen, uten å endre, holde tilbake eller legge til innhold.
• Avtal hensiktsmessig plassering av tolken med tanke på lytteforhold og visuell kontakt.
• Bruk mikrofon når det er hensiktsmessig.
• Informer om at tolken er lovpålagt å tolke alt som kommer til uttrykk under samvær 

NB! Gi tolken tid til å gjengi informasjonen.

Råd ved bestilling av oversettelser

Forevis original, eller lever bekreftet kopi. Tolketjenesten bekrefter om oversettelsen er gjort på grunnlag av original, bekreftet kopi eller ubekreftet kopi. Skannet dokument eller faks regnes som ubekreftet kopi.

Lever i god tid. Ordinær leveringstid er innen fire (4) uker. Vi bestreber oss på å levere så raskt som mulig, men ved stor pågang – generelt eller på det aktuelle språket – kan det ta noe mer tid.

Dokumenter må i regelen oversettes i sin helhet. Det er ikke mulig å trekke ut deler av et dokument for oversettelse, med unntak av standardtekster som følger offentlige papirer (for eksempel retningslinjer).

Ved oversettelse av brosjyrer og annet informasjonsmateriell er det viktig at vi får den endelige utgaven av teksten. Endringer underveis kan føre til forsinkelser og merkostnader. Har du spesielle ønsker og krav med tanke på layout, må dette formidles når oversettelsen bestilles. Husk at tekstmengden kan vokse ved oversetting til visse språk.

Dersom andre instanser og ikke kunden selv skal betale for oversettelsen, må en bekreftelse på dette følge dokumentet.

Ved innsending av dokumenter må det legges ved et følgebrev med opplysninger om hvilket språk dokumentet ønskes oversatt fra/til, navn (enhet og ansatt), telefonnummer og leveringsadresse/fakturaadresse. Dersom navn i dokumentet kan skrives på ulike måter, må du gjøre oppmerksom på hvilken skrivemåte som benyttes.

Dokumenter som skal brukes i utlandet, må ofte påføres notarial- og apostillestempel eller legaliseres ved Utenriksdepartementet/ambassade. Dette kan også gjelde oversettelsen av dokumentet. Du må selv ta ansvar for å sjekke ut om dokumentet må påføres notarial- og apostillestempel, og du må selv gjøre dette hos Notarius Publicus/Statsforvalteren. Slike tjenester er pålagt gebyrer. Du kan finne ut mer om legalisering her: www.regjeringen.no/no/dokumenter/legalisering-ud/id752911

Råd ved kommunikasjon via tolk

Råd ved kommunikasjon via tolk

Ditt ansvar som offentlig ansatt
Kommunikasjon via tolk innebærer både muligheter og begrensninger, sammenlignet med en vanlig konsultasjon eller samtale uten tolk. Tolkens oppgave er krevende. Det er derfor viktig å gi tolken forsvarlige arbeidsforhold og tilstrekkelige forberedelsesmuligheter. 

Fagperson eller oppdragsgiver bør alltid sikre at tolken får nødvendig informasjon på forhånd. Noen ganger vil det innebære at du formidler taushetsbelagt informasjon. Husk i så fall at tolken er underlagt streng taushetsplikt, og skal makulere all dokumentasjon etter oppdraget.

• Planlegg og bestill tolk i god tid. Gi gjerne alternative datoer og tidspunkter.
• Registrer hvilket språk/dialekt dere trenger tolk på, landbakgrunn er ikke alltid nok.
• Vurder om du behøver fremmøte-, skjerm- eller telefontolk. Skjerm- eller telefontolk kan være en god løsning når det er vanskelig å finne kvalifiserte fremmøtetolk.
• Sett nok tid til samtalen. Husk at alt som blir sagt, skal sies to ganger. Beregn pause etter hvert 45 minutter ved lengre oppdrag. 
  Registerer navn og f.d. til alle deltakere. Tolkene er lovpålagt å sjekke habilitet.
• Oppgi nøyaktig oppmøtested, for eksempel inngang, etasje, romnr. osv.
• Oppgi navn og telefonnr. til kontaktpersonen/fagpersonen det skal tolkes for.
• Oppgi kort hva samtalen skal handle om slik at tolken kan møte forberedt.
• Last opp relevante dokumenter.
• Sett deg inni tolkens rolle og ansvarsområde

Når et offentlig organ har plikt til å bruke tolk jf. tolkelovens § 6, skal det brukes kvalifisert tolk. En kvalifisert tolk er definert som en tolk som oppfyller kravene til å bli oppført i Nasjonalt tolkeregister. Det er forbudt å bruke barn som tolk, jf. tolkeloven § 4. Unntak kan gjøres når det er nødvendig i nødssituasjoner eller i tilfeller der det ut fra hensynet til barnet og omstendighetene for øvrig må anses forsvarlig.

Tolkens rolle og ansvarsområde

I starten av en samtale bør tolkens rolle og ansvarsområde informeres – på både norsk og tolkespråket. Noen ganger er det fagpersonen som informerer om dette, og tolken tolker. Hvem som informerer om tolkens rolle bør avklares på forhånd.

Tolkens rolle og ansvarsområde:

• Tolken tolker innholdet i alt som sies, uten å utelate, legge til eller endre noe.
• Tolken vil opptre upartisk i samtalen, og kan ikke bidra med egne meninger eller råd.
• Tolken er underlagt streng taushetsplikt, og har ikke lov til å snakke med noen om samtalens innhold. Samtalen mellom dere er derfor å betrakte som fortrolig.
• Dere har selv ansvaret for innholdet og gangen i samtalen.
  Snakk direkte til hverandre, og ikke til tolken. Ikke si «spør ham om han vil…», men spør direkte: «vil du?».
• Tolken omtaler seg selv som «tolken».
• Hvis det er noe tolken ikke oppfatter eller forstår, vil tolken be deg gjenta eller forklare, og så tolke din forklaring.
• Tolkens eventuelle notater vil bli makulert i deres påsyn.
• Tolken skal si fra når tolking ikke kan skje på en forsvarlig måte.
• Tolken har plikt til å si fra når han/hun er inhabil. 

Veiledning i bruk av tolk

Tolkingens kvalitet avhenger ikke alene av tolkens ferdigheter. Fagpersonen som er ansvarlig for samtalen, har også et ansvar for å bidra til tolkingens kvalitet.

• Fagpersonen er møteleder og har ansvaret for å styre samtalen.
• Kontroller gjerne tolkens ID mot navnet i tolkebekreftelsen.
• Presenter tolkens rolle og ansvarsområde eller la tolken gjøre det.
• Snakk tydelig og bruk et klart språk.
• Snakk i korte sekvenser. Hvis noen snakker lenge om gangen uten avbrudd for tolking, oppstår det svært ofte feil og unøyaktigheter i tolkingen.
• I tolkede samtaler anbefaler man at du som fagperson ser på den minoritetsspråklige når du selv snakker, selv om vedkommende har begrensede norskkunnskaper og ikke forstår alt du sier på norsk. Slik opplever vedkommende å bli sett og inkludert i samtalen på tross av at det mangler felles språk.
• Hvis noe er uklart for deg eller du er usikker på hva den minoritetsspråklige har oppfattet, spør minoritetsspråklige og ikke tolken.
• Still kontrollspørsmål eller be minoritetsspråklige om å forklare med egne ord det de har forstått av samtalen.
  Vær sensitiv for tolkens signaler og la tolken få ordet når tolken trenger det.
• Husk å avtale pause med tolken (vanligvis trenger tolken pause etter 45 minutter).
• Spør aldri om tolkens mening om saken. Ikke trekk tolken inn som part.
• Tolken skal ikke være alene med brukeren verken før, under eller etter samtalen.
• Respekter tolkens tid. Det er ditt ansvar å avrunde samtalen til avtalt tid.

Praktiske og tekniske forhold under fjerntolkingen

Fjerntolking omfatter både skjerm- og telefontolking. Fjerntolking kan være en god løsning når det er vanskelig å finne kvalifiserte fremmøtetolk.

I henhold til tolkeloven § 8 har den offentlige virksomheten plikt til å sikre tilfredsstillende tekniske løsninger, gi opplæring av ansatte og ivareta personvernet ved bruk av fjerntolking. 

• Det er fagpersonens ansvar å være møteleder, styre samtalen og sørge for en felles forståelse av roller og ansvar.
• Bruk klart språk og husk å slippe tolken til for å tolke ofte. Når noen snakker lenge om gangen uten avbrudd for tolking, oppstår det svært ofte feil og unøyaktigheter i tolkingen.
• Sørg for at rommet som benyttes under fjerntolking er godt egnet. Det vil si at rommet er skjermet, og at det ikke er elementer som kan forstyrre samtalen.
• Sjekk at høyttaler, mikrofon og video fungerer før samtalen starter.
• Pass på at det ikke er støy i bakgrunnen som forstyrrer.
• Sørg for at både lyd og bilde er av god kvalitet ved skjermtolking.
• Pass på plasseringen i rommet slik at alle som skal delta i samtalen vises godt i bildet gjennom hele samtalen.
• Husk å sett ord på det tolken ikke kan se – det kan være at dere tegner og forklarer noe, eller peker på noe som tolken ikke ser.
• Tolking via skjerm er konsentrasjonskrevende for tolken. Sørg for å avtale regelmessige pauser, slik at det ikke oppstår utfordringer med nøyaktigheten og presisjonen i tolkingen.

Ved fjerntolking kan det oppstå tekniske problemer underveis. Ved telefon- eller skjermtolking bør man på forhånd avtale hva som skal skje hvis forbindelsen brytes, eller det oppstår andre tekniske problemer. Avtal hvem som skal gjøre hva, f.eks. ringe et telefonnummer hvis nettforbindelsen svikter.

Priser og vilkår for tolk og oversettelse

Priser og vilkår for tolking

Tolking i forbindelse med kontakt mellom enheter i Trondheim kommune og minoritetsspråklige innbyggere som er bosatt i kommunen, dekkes over Tolketjenestens budsjett og utføres derfor i regelen gratis. 

Tolkeoppdraget bestilles av den aktuelle enheten, ikke den fremmedspråklige.

Tolketjenestens budsjett dekker tolkeutgifter bare hvis tolkeoppdraget bestilles via Tolketjenesten. Unntak gjelder:

• ved tolking etter kl. 18 og helg/helligdag.
• hvis enheten ikke kan vente på ledig tolk.
• hvis enheten bestiller tolk senere enn 7 dager før oppdragets start (senere enn 3 uker til større møter)
• hvis enhenten avbestiller senere enn 25 timer før oppdragsstart (senere enn 3 dager til større møter)
• hvis enheten ikke gjennomfører bestillingen som avtalt

Se internesider til Tolketjenesten for priser.

Priser og vilkår for oversetting

Tolketjenesten er en kommunal enhet og kan kun oversette dokument for enheter i Trondheim kommune. 

Oversetting i forbindelse med kontakt mellom enheter i Trondheim kommune og minoritetsspråklige innbyggere som er bosatt i kommunen, dekkes av  Tolketjenestens budsjett og utføres derfor i regelen gratis.

Unntak gjelder oversetting av generell informasjon. Eksempel på generell informasjon er brosjyrer og annet materiell for en gruppe personer. Her avhenger vilkårene av omfang og målgruppe, og pris avtales i hvert enkelt tilfelle. Oppdraget bestilles av den aktuelle enheten.

Gratis oversetting for personer med flyktning-/asylsøkerbakgrunn:

Innbyggere i Trondheim kommune med flyktning-/asylsøkerbakgrunn kan ha rett på gratis oversettelse. Tolketjenesten utfører oversettelser gratis til norsk når den dokumentet gjelder
– er bosatt i Trondheim kommune
– har flyktninge-/asylsøkerbakgrunn
– har vært bosatt i Norge i mindre enn 5 år
– er familiegjenforent med en person som oppfyller kravene ovenfor,

OG dokumentet som skal oversettes, er av betydning for bosetting, helse, utdanning/kvalifisering eller familiesituasjon og er etterspurt av et offentlig kontor i Norge.

Tolketjenesten kan ikke tilby gratis oversetting av førerkort, akademiske avhandlinger eller generelle fagbeskrivelser, pensumlister, litteraturlister e.l.

Se internesider til Tolketjenesten for priser.

Tilbakemeldinger og klager

Tilbakemeldinger

Hjelp oss å forbedre vår service. Vi er opptatt av hva du synes om den servicen du får av oss. Gi oss gjerne tilbakemelding om hva du mener vi gjør bra og hva vi kan gjøre bedre på e-post .

Behandling av klager

En eventuell klage bør rettes skriftlig. For at vi skal kunne behandle klagen på en best mulig måte er det viktig at klagen begrunnes og konkretiseres så godt det lar seg gjøre. Klagen sendes til leder via e-post () eller via avvikssystemet i Trondheim kommune. Når vi mottar en klage, vil vi behandle saken og gi skriftlig tilbakemelding.

Kontaktinfo

Postadresse: Trondheim kommune, Tolketjenesten, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim

TK-kode: 532100

Leder

Dolores Didovic
Enhetsleder
Direktetelefon:
E-post: