Om Regnskapstjenesten

Regnskapstjenesten har det overordnede ansvaret for regnskapsføringen i Trondheim kommune, og bidrar til å sikre nøyaktig og helhetlig regnskapsoppstilling på tvers av hele organisasjonen.

For innbyggere og næringsliv er vår mest sentrale oppgave knyttet til fakturahåndtering og betalingsformidling. Vi drifter kommunens sentrale fakturamottak, og har et overordnet ansvar for utsendelse og oppfølging av all utgående fakturering, blant annet kommunale eiendomsavgifter. Detaljert informasjon om retningslinjer for inngående faktura, samt informasjon om faktura mottatt fra kommunen, finner du lenger ned på denne siden.

Utover fakturering utfører Regnskapstjenesten en rekke sentrale forvaltningsoppgaver for kommunen. Dette omfatter blant annet utarbeidelse av kommunens årsregnskap, håndtering av regelverk knyttet til merverdiavgift og oppfølging av kommunens refusjonskrav mot NAV. Vi fungerer også som et internt kompetansesenter som driver rådgivning, opplæring og veiledning for å sikre god regnskapskvalitet i alle kommunens enheter.

Hovedbankforbindelse

Trondheim kommune har i dag hovedbankavtale med SpareBank 1 SMN.

• Hovedbrukskonto: 4213.19.56600. 
  • Hovedbrukskontoen skal ikke benyttes til å betale vanlige fakturaer fra kommunen. Benytt alltid kontonummeret som står oppgitt på fakturaen du har mottatt.
• Innbetalinger uten faktura: Ved andre innbetalinger til hovedbrukskontoen, ber vi deg sende en e-post til  med informasjon om hva beløpet gjelder.

Regnskapstjenesten håndterer den daglige driften av bankavtalen, mens det overordnede forvaltningsansvaret ligger hos finansdirektøren. Ta kontakt med Regnskapstjenesten dersom du er usikker på hvilket kontonummer du skal benytte.

 

Faktura til Trondheim kommune

Trondheim kommune benytter elektronisk faktura i EHF-format. Sendes fakturaen på papir eller som PDF, har vi dessverre ikke mulighet til å behandle den, og den vil bli returnert.

Dersom bedriften din mangler EHF-integrasjon kan dere helt kostnadsfritt benytte vår portal – se oppskriften lenger ned på siden.

Merking og rekvisisjon

• Alle inngående fakturaer skal være merket med enhetens TK-org.kode i feltet "Deres ref." på fakturaen. For å finne riktig kode, se oversikten over våre TK.Org koder her.
• Vi oppfordrer leverandører til alltid å kreve rekvisisjon når ansatte i Trondheim kommune bestiller noe. Dette gir trygghet for begge parter, forhindrer feil og sikrer raskere betaling.

Elektronisk adresse og aksesspunkt

• Trondheim kommune er innmeldt i Peppol (tidligere ELMA) og benytter Evry som aksesspunkt.
• Elektronisk adresse (EHF): 0192:942110464.
• EHF-faktura kan kun sendes til hovedorganisasjonsnummeret: 942110464.

Løsning for leverandører uten eget EHF-system

Leverandører som ikke har EHF-løsning i eget økonomisystem, kan kostnadsfritt benytte Eye-share EHF-portal for å sende EHF-faktura til Trondheim kommune. Mer informasjon finner du i Eye-share Portal brukerveiledning.

Direktoratet for forvaltning og IKT har oversikt over aktuelle aksesspunkter og ERP-leverandører for EHF.

Utenlandske leverandører

Utenlandske leverandører som ikke har mulighet til å levere EHF-faktura, skal sende sin faktura på e-post til 

Retningslinjer for faktura

Alle fakturaer til Trondheim kommune (TK) skal sendes til vårt hovedorganisasjonsnummer 942110464. 

Fakturaene skal inneholde følgende:

• Vår referanse; TK.Org. kode eller ordrenummer
• Leverandørens organisasjonsnummer
• Leverandørens bankkontonummer
• Leverandørens navn og adresse
• Fakturanummer
• Fakturadato (helst på formen dd.mm.yyyy)
• Forfallsdato (helst på formen dd.mm.yyyy)
• Spesifikasjon av leverte varer og tjenester (type, antall og pris)
• Fakturasum (skal angis 2 desimaler)
• Bankkontonummer må oppgis på kreditnotaer
• Fakturagebyr og liknende aksepteres ikke.
• Betalingsbetingelser: Trondheim kommune krever 30 dager forfall, etter mottatt korrekt faktura, eller i henhold til rammeavtale.

MVA

Hvis det er beregnet merverdiavgift knyttet til leverte varer/tjenester gjelder følgende tilleggskrav:

• Spesifikasjon av merverdiavgiftsbeløpene
• Registreringsnummer i merverdiavgiftsregisteret med bokstavene MVA bak registreringsnummeret

Merking av faktura

For at fakturaen skal komme frem til riktig enhet i kommunen, må du enten bruke ordrenummer (8 siffer, fra rekvisisjonen) eller TK.Org kode (6 siffer - oppgitt av bestiller) i feltet “Deres ref” i fakturaen:

I xml-fila gjelder disse feltene:

Ordrenummer:

• <cac:OrderReference>
  <cbc:ID>XXXXXXXX</cbc:ID
• XXXXXXXX erstattes med ordrenummer

TK.Org kode:

• cbc:BuyerReference>XXXXXX</cbc:BuyerReference
• XXXXXX erstattes med TK.Org kode
• Navn på bestiller kan stå i samme felt. Koden må alltid stå først, deretter mellomrom, så navnet (gjelder ikke ved bruk av Eyeshare-portalen)

Fakturaer med personsensitive opplysninger

For å ivareta personvernet må fakturaer som inneholder sensitive opplysninger håndteres etter egne retningslinjer:

• EHF med anonymisert faktura: Personidentifiserende opplysninger skal aldri stå direkte i selve EHF-fakturaen. Bruk i stedet et referansenummer på fakturaen. Det sensitive vedlegget merkes med samme fakturanummer og sendes på papir per post til bestillende enhet.
• Papirfaktura i posten: Fakturaer som ikke kan anonymiseres, eller som er stilet direkte til bruker/klient, skal ikke sendes som EHF. Send i stedet hele fakturaen på papir per post direkte til enheten som bestilte varen eller tjenesten.

Utbetaling av tilgodebeløp for leverandører

Ved utbetaling av tilgodebeløp, returer eller kreditnotaer til Trondheim kommune, benytter du kontonummer 4213.19.58026. Innbetalingen må merkes med en sporbar referanse. 

Purringer og inkassosaker

Purringer og inkassosaker til Trondheim kommune sendes på e-post til 

Fakturaadresse

Fakturaadresse skal kun brukes for utsendelse av eventuelle purringer og renter, som ikke kan sendes per e-post.

Trondheim kommune
Fakturamottak
Postboks 2399 Torgarden
7004 Trondheim

For fakturaer med personsensitive opplysninger gjelder følgende adresse:

Trondheim kommune
Enhetsnavn
Postboks 2300 Torgarden
7004 Trondheim

 

Faktura fra Trondheim kommune

Regnskapstjenesten har det overordnede ansvaret for kommunens betalingsformidling, innfordringsarbeid og utgående fakturering. Med unntak av Trondheim parkering og Trondheim eiendom, som fakturerer sine tjenester selv, håndteres all fakturering sentralt hos oss. Vi står også for alle innbetalinger til kommunen samt utbetalinger generelt, bortsett fra lønn og enkelte hasteutbetalinger.

Kommunale eiendomsavgifter og innfordring

Regnskapstjenesten fakturerer de kommunale eiendomsavgiftene og håndterer hele purreprosessen for disse internt. Det praktiske inkassoarbeidet for kommunens øvrige krav utføres av vår eksterne samarbeidspartner.

Her har vi samlet all informasjon om kommunale eiendomsavgifter

Hvem kontakter du ved spørsmål?

• Kontakt Regnskapstjenesten hvis du har spørsmål om selve betalingen, ønsker betalingsutsettelse eller har spørsmål om fakturert beløp.
• Har du spørsmål knyttet til grunnlaget i fakturaen, eller selve tjenesten du er fakturert for, må du kontakte den ansvarlige enheten i kommunen direkte. Du finner riktig kontaktinformasjon på fakturaen din.

 

Slik kan du motta og betale fakturaer fra Trondheim kommune:

eFaktura 

Med eFaktura sendes en elektronisk faktura direkte til banken din, denne må godkjennes før den trekkes fra din konto. Det er kun juridisk eier av fakturaen som kan motta eFaktura. 

Dersom du har gitt en generell aksept for eFaktura i din nettbank sender vi automatisk eFaktura til deg. En generell aksept gis ved å huke av for «Ja-takk-til-alle» eller «Alltid eFaktura» i nettbanken din. 

Dersom du ikke ønsker eFaktura fra Trondheim kommune finnes det fortsatt mulighet for å reservere seg mot eFaktura fra enkelte fakturautsendere, selv om du er registrert i eFakturaregisteret, ta kontakt med banken din for å få hjelp til dette.

Hvis du opplever problem med eFaktura, må du ta kontakt med banken din.

AvtaleGiro

Med AvtaleGiro trekkes fakturert beløp automatisk fra bankkontoen din på forfallsdato. Du kan enkelt opprette og avslutte AvtaleGiro i nettbanken din.

Vær oppmerksom på at beløpsgrensen du eventuelt setter for AvtaleGiro i nettbanken vil påvirke alle fakturaer du mottar fra Trondheim kommune.

Vil du unngå å få papirfaktura i posten, anbefaler vi at du har en eFakturaavtale i tillegg til din AvtaleGiro. Da vil bilaget til fakturaen legge seg direkte i nettbankens fakturaarkiv. Digipost og epostfaktura er også et alternativ for å unngå papirfaktura.

E-postfaktura

Vi kan sende faktura direkte til din e-post. Det forutsetter at du ikke har en EHF-avtale, eller en aktiv eFakturaavtale for Trondheim kommune via banken din, disse avtalene vil overstyre utsendelse av epostfaktura.

Dersom du ønsker fakturaen tilsendt på e-post, kan du kontakte Regnskapstjenesten på  . Vennligst oppgi kundenummer eller eiendommens gårds- og bruksnummer.

Digipost

Har du opprettet Digipost, får du automatisk fakturaene dine dit. Dette gjelder så lenge du ikke har valgt en annen digital løsning, som for eksempel eFaktura.

Elektronisk handelsformat (EHF)

Elektronisk handelsformat (EHF) er en elektronisk faktura for bedrifter. For å motta EHF-faktura må bedriftens økonomisystem være klargjort for dette, og virksomheten må være registrert i Peppol-registeret (tidligere ELMA-registeret).

Vipps

Du kan få fakturaen direkte i Vipps. For at dette skal fungere, må du ha eFaktura og selv skru på funksjonen «Vis regninger i Vipps» inne i appen. Siden dette er din personlige app, kan ikke kommunen ordne dette for deg. Du finner mer informasjon på Vipps sine nettsider.

Papir

Dersom du ikke er registrert som mottaker av digital post i noen av de overstående kanalene, eventuelt har reservert deg mot digital utsendelse fra Trondheim kommune, vil du motta dine faktura på papir automatisk. 

Endring av faktureringskanal

Trondheim kommune kan ikke velge hvilken kanal fakturaen din sendes til – dette styrer du helt selv.

Her er oversikten over hvordan du gjør endringer i de ulike kanalene:

• Avtalegiro
  Sjekk dine aktive betalingsavtaler og innstillinger direkte i nettbanken din. Ta kontakt med banken din hvis du har spørsmål om avtalen.
• eFaktura
  Sjekk nettbanken din for aktive betalingsavtaler Vær spesielt oppmerksom hvis du har aktivert «Ja takk til alle» i nettbanken. Hvis du tidligere har hjulpet noen andre med å betale en regning, kan det hende systemet automatisk har opprettet en betalingsavtale for dem på din konto.

  Har du spørsmål om eFaktura-avtalene dine, må du kontakte banken din for å få hjelp.

• Digital postkasse
  Logg inn og sjekk innstillingene i din digitale postkasse. Du kan lese mer om Digipost her.

• E-post
  Mottar du faktura på e-post og ønsker å endre mottakeradresse? Send en forespørsel til

 

 

 

Kontaktinfo

Postadresse: Trondheim kommune, Regnskapstjenesten, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim

TK org.kode: 221000

Bedriftsnummer: 988388351

Leder

Tove Tveråmo
Enhetsleder
Telefon:
E-post: