Sak 2025/18626

Innholdet i vedtaket gjengis her på grunn av en lenkefeil i dokumentet:

Organisasjoner som har fått tildelt tid i kommunale lokaler plikter å gjøre seg kjent med innholdet i dette vedtaksbrevet. 

Utlånstjenesten har i henhold til Reglement for utlån av kommunale lokaler vedtatt fordeling av tid i kommunale lokaler for perioden 1. september 2025 - 19. juni 2026. 

Hvordan finne organisasjonens tildelte tid

Finn tildelt tid på Min side

Gå til Min side og logg inn.
Gå til Mine leieforhold. 
Du får opp en liste over organisasjonens tildelte tid.  

Finn tildelt tid i bookingløsningen

Gå til https://utleie.trondheim.kommune.no/ og logg inn som innbygger. 
Trykk på navnet til organisasjonen som du søkte på vegne av (Hvis du ikke finner din organisasjon er du ikke knyttet til den i Aktørbasen)
Trykk på navnet ditt oppe til høyre og Oversikt (leier).
Trykk på Sesongbooking i venstre meny.
Finn din(e) booking(er) under en av disse lenkene:
Fastlån 2025/2026 gymsaler
Fastlån 2025/2026 svømmebasseng
Fastlån 2025/2026 andre typer lokaler

Du kan også finne tildelt tid via kalenderen til det enkelte lokalet:

Søk etter lokalet

Trykk på Aktivitetskalender oppe til høyre. 
Bla fram til uka låneforholdet starter.
Du kan se en liste over låntakere. 

Starter din organisasjon lån av lokalet senere enn 1. september, eller låner dere lokaler annenhver uke eller en gang i måneden? Bla framover i kalenderen for å finne tildelt tid. 

Finn tildelt tid i regneark

Du finner oversikt over tildelt tid her

Trykk Ctrl + F og søk på navnet til din organisasjon.

Organisasjonen kan ha fått tildelt tid i andre lokaler og/eller på andre tidspunkter enn dere søkte om. 

Dersom dere har behov for oppstart før 1. september må dere ta kontakt med enheten som har lokalet for å avklare dette.

Sjekk følgende

• Start- og sluttdato, ukedager og tidsrom for bookingen.
• Er kontaktinformasjon i bookingen korrekt?
• Frigi tid som dere ikke trenger.

Ved avslag

Organisasjoner som ikke har fått tildelt tid vil ikke vises i oversikten. Begrunnelsen for avslag er enten at organisasjonen ikke oppfyller kriterier for å få tildelt fast lån av kommunale lokaler eller at organisasjonen ikke har blitt prioritert på grunn av manglende kapasitet i de aktuelle lokalene. 

Framleie er ikke tillatt

Tildelt tid kan ikke benyttes av andre enn organisasjonens medlemmer og brukere. 

Forbehold

Ved behov kan det bli gjort justeringer av tildelt tid underveis i perioden. Når justeringer gjøres, blir oversikten i den digitale bookingløsningen justert. Dere vil bli kontaktet ved endringer som gjelder deres tildelte tid, fortrinnsvis via meldingstjenesten i løsningen. Du kan velge å få varsel per e-post når det sendes melding.

Utlånsavtale og adgangskort/nøkler

Enheten som har daglig drift av lokalene har ansvar for at det blir skrevet utlånsavtale, samt foreta gjennomgang av branninstruks, reglement og regler, og utlån av adgangskort/nøkler. Dere blir kontaktet av enheten i forkant av oppstart av utlånsperioden. Låntaker har medansvar for å gjøre seg kjent med dokumentene. 

Betaling

Frivillige organisasjoner og aktører som får tildelt tid disponerer kommunale lokaler gratis. Andre aktører, som for eksempel aksjeselskap og enkeltpersonforetak, vil bli fakturert med utgangspunkt i betalingssatser i Reglement for utlån av kommunale lokaler. 

Enhetenes eget bruk av lokaler

Noen enheter skal benytte lokalet til eget bruk i deler av perioden og enkelte datoer. Dere vil få beskjed fra enheten hvilke datoer enheten skal benytte lokalet selv. Låntaker må også selv ta ansvar for å gjøre seg kjent med perioder der enheten skal benytte lokalene selv. 

Lokalet er i utgangspunktet ikke tilgjengelig på hellig- og høytidsdager og i skolenes ferier. Låntaker må avklare eventuell bruk av lokalet på slike dager direkte med enheten som har lokalet. 

Bruk av lokalene

Organisasjonen plikter å benytte lokalene i henhold til Bruksreglementet, se fra side 8 i Reglement for utlån av kommunale lokaler. Brudd på reglementet kan medføre sanksjoner. 

Klage

Dersom organisasjonen vil klage på vedtaket, ber vi om at dere i første omgang tar kontakt med Utlånstjenesten på e-post. Utlånstjenesten kan eventuelt foreta justeringer av tildelt tid som kan medføre at en formell klage er unødvendig.

Organisasjonen har rett til å sende inn en formell klage. Klage rettes da til kommunens klagenemnd, men sendes til Utlånstjenesten på e-post  

Klagefristen er 3 uker etter at varsel om vedtak er sendt. 

Søknadsfrist for neste periode

Legg merke til at søknadsfrist for fast lån av lokaler for perioden september 2026 - juni 2027 er 1. april 2026. Det blir mulig å søke fra 1. mars 2026. Les mer om kriterier for fastlån på kommunens nettsider. 

Aktørbasen

Den digitale bookingløsningen er koblet til Aktørbasen, og e-postadresser hentes derfra. Det er viktig at organisasjonen holder Aktørbasen oppdatert! Slett representanter som ikke lenger har en rolle i organisasjonen!

Les mer om Aktørbasen her

Tilbakemeldinger som gjelder dette vedtaket kan sendes til Utlånstjenestens postmottak  

Vedtaket er fattet av Utlånstjenesten i Trondheim kommune 10.06.2025.