Refusjon av sykepenger og foreldrepenger

I denne regnskapsrevisjonen har vi undersøkt om Trondheim kommune har rutiner og oppfølging som sikrer fullstendige og korrekte refusjoner for utbetalte sykepenger og foreldrepenger.

 

Konklusjon:

Kommunen har etablert rutiner knyttet til sykefravær og foreldrepermisjoner som skal benyttes av enhetene. Rutinene er til god hjelp for enhetene og i tråd med gjeldende regelverk. Rutiner ved sentralt refusjonsteam er fremdeles under utvikling. Det skal blant annet utvikles et årshjul som skal beskrive tidspunkt for utførelse av ulike oppgaver.

Fraværsregistrering ved enhetene fungerer tilfredsstillende, og kommunens IT- system for refusjonsbehandling er i tråd med regelverket. Kontroller i systemet sikrer at det blir sendt refusjonskrav for alt refusjonsberettiget fravær.

Refusjonsteamet har personalmessige utfordringer på grunn av høyt sykefravær. Dette har over tid medført forsinket refusjonsbehandling og manglende oppfølging av sendte krav. De har imidlertid klart å sende krav innen fristene for foreldelse. Forsinket oppfølging av krav overfor NAV er uheldig, og innebærer risiko for tap av refusjonsinntekter.

Enhetene har ikke god nok oppfølging av maksdato for opphør av sykepengerettigheter, noe som medfører tidkrevende opprettinger av for mye utbetalt lønn og risiko for tap på krav.

Bokføring i regnskapet er korrekt i forhold til regnskapsprinsippene, men kommunen har utfordring med å avstemme fordringer i balansen. Dette skyldes blant annet at ikke alle beløp blir overført fra lønnssystemet til regnskapet.