Trondheim kommunerevisjon har i denne etterlevelseskontrollen undersøkt hvordan kommunen benytter dokumentdelen i kommunens kvalitetssystem Kvaliteket.

Last ned rapporten her: 

Konklusjon med forbehold:

Finansbyråden har i sin uttalelse av 27. mai 2025 gitt en tilbakemelding på funnene i vår rapport. Byråden svarte at de prioriterer arbeidet med å forbedre Kvaliteket og bruken av systemet basert på funnene i revisjonsrapporten. Byrådet vil fremme læring om og forståelse av systemet i organisasjonen. Det er iverksatt tiltak, som er listet opp i byrådets uttalelse, se kapittel 4.

Revisjonens undersøkelser viser at kommunens bruk av dokumentdelen i Kvaliteket ikke er tilfredsstillende. 

• 31 av de 34 enhetene som inngår i undersøkelsen har svart at de bruker rutinene i Kvaliteket, men de har utfordringer med å bruke systemet. Alternative løsninger er derfor tatt i bruk for å gjøre rutinene tilgjengelig for de ansatte. 
• De fleste enhetslederne ga tilbakemelding om at de finner rutiner i Kvaliteket som er relevant for dem, men meldte samtidig om at de er ikke fornøyd med systemet. De ga tilbakemelding om at søkefunksjonen er for dårlig og at Kvaliteket oppleves som lite intuitivt, uoversiktlig, rotete og uoppdatert.
• Kvaliteket har noen tekniske begrensninger når det gjelder kundetilpasninger og muligheter for å kunne gjøre endringer i oppsett ved endringer i organisasjonen. Dette har skapt vesentlige utfordringer for kommunen etter innføringen av parlamentarisme.
• De fleste enhetene benytter felles rutiner for like arbeidsoppgaver i stedet for å lage egne rutiner. Kommunen er imidlertid ikke ajour med oppdatering av felles rutiner etter overgang til parlamentarisme. 
• Det foreligger svært mange rutiner og prosedyrer i Kvaliteket, og mange av disse er passert revisjonsfristen. Mange dokumenter er ikke godkjent eller endret siden 2018, da det “nye” Kvaliteket ble innført. Det medfører usikkerhet med hensyn til hvilken rutine som er gjeldende. 
• Noen av enhetene opplyser at de mangler kunnskap om Kvaliteket, blant annet på grunn av manglende opplæring. Det er ikke er gitt systematisk opplæring i bruk av Kvaliteket de siste årene, noe som blant annet skyldes manglende bemanning. Det er i 2025 ansatt to kvalitetsrådgivere, som skal jobbe med å forbedre kvalitetssystemet.
   

Basert på de utførte handlingene og innhentede bevis kan vi ikke konkludere med at kommunens bruk av Kvaliteket er tilfredsstillende.

Denne uttalelsen er utelukkende utarbeidet for å gi kontrollutvalget et bedre grunnlag for å ivareta sitt påse ansvar med økonomiforvaltningen og til Trondheim kommunes informasjoner, og er ikke nødvendigvis egnet til andre formål.