Hjem Kultur og fritidUtlån av lokaler og gymsaler

Utlån av lokaler og gymsaler

Frivillige organisasjoner, idrettsklubber, kulturaktører, grupper og privatpersoner kan søke om å låne eller leie kommunale lokaler når kommunen ikke har behov for å disponere lokalene selv.

Dette gjelder lokaler på skoler, helse- og velferdssentre/helsehus, noen barnehager og noen av Kulturenhetens lokaler. 

Idrettshaller: Informasjon om hvordan du kan søke om treningstid og arrangement i idrettshaller, samt hvordan du kan reservere strøtimer i idrettshaller finner du på siden om idrettshaller.

Reglement for utlån av kommunale lokaler

Reglementet gjelder lokaler på skoler, barnehager, helsebygg og kulturlokaler og inneholder blant annet informasjon om prioriterte aktiviteter og målgrupper, regler for fast lån og engangslån av lokaler, prisbestemmelser ved betalt utleie og regler for bruk av lokalene (idrettshaller har et eget reglement.)

Reglement for utlån og utleie av kommunale lokaler

Reglementet ble vedtatt i formannskapet 10. februar 2015. 

Reglement for utlån og utleie av kommunale lokaler

Søke om fast ukentlig lån av lokaler

Du kan søke om fast lån av kommunale lokaler på vegne av en organisasjon/aktør. Søknaden gjelder for påfølgende skoleår, perioden 2. september til 21. juni. Årets søknadsfrist var 1. april 2019.

Søk om fast ukentlig lån av lokaler

Hvem kan søke?

Frivillige organisasjoner kan søke om fast lån av kommunale lokaler i Bookingbasen. Alle frivillige organisasjoner som skal bruke Bookingbasen må først være registrert i Aktørbasen.

Hvilke lokaler kan du søke om?
Du kan søke om fast ukentlig tid i gymsaler, E-hallene i Trondheim Spektrum, skolebasseng og andre lokaler på skoler, helse og velferdssentre, kulturarenaer og noen barnehager for kommende skoleår.

Hvordan skal du søke?
Organisasjonen leverer søknad om fast ukentlig tid på vegne av alle undergrupper.

Eksempelvis må idrettsklubber med flere avdelinger (som håndball, fotball og allidrett) søke samlet for hele klubben. Klubben må fordele tildelt tid internt.

Idrettsklubber som har registrert underavdelinger med flere organisasjonsnummer, kan søke på vegne av disse avdelingene.

Du må sende inn èn søknad per lokale.

NB. Ikke søk på flere lokaler enn dere reelt har bruk for. Du kan skrive inn ønske om alternative lokaler i søknaden. (Det vil si: Ikke send søknad om mange lokaler for å gardere dere! Det skaper mye ekstraarbeid i forbindelse med søknadsbehandlingen.)

Skal du søke om lån av lokaler i helg?

Ikke alle skoler låner ut sine lokaler i helgene fast ukentlig. Årsaken til det kan være at de har avtaler om engangslån av lokaler enkelte helger, og derfor ikke kan låne ut til noen på fast basis. En annen årsak kan være at skolen ikke har kapasitet til å følge opp utlån av sine lokaler i helgene. 

Du må derfor først sjekke med skolen om de låner ut sine lokaler fast i helgene. Dersom svaret er positivt kan du legge inn en søknad. Skriv gjerne i søknaden at dette er avklart med skolen. 

Gå til Bookingbasen, finn lokale 

Kommunale enheter

Kommunale enheter som ønsker å benytte lokaler på andre enheter skal ikke bruke Bookingbasen, men melde inn sitt ønske om fast tid i lokaler via meldeskjema på kommunens intranett. Frist for å melde inn er 1. mars. 

Rakk du ikke å søke innen fristen?

Fast lån for skoleåret 2019-2020 er nå fordelt. Det kan fremdeles være enkelte lokaler som har ledig tid. Dette vil i så fall vises i lokalets kalender i Bookingbasen.

Send en e-post til booking@trondheim.kommune.no og oppgi følgende informasjon:

  • Navn på lokalet (Finn riktig navn i Bookingbasen)
  • Navn på organisasjon/aktør som søker (Samme navn som i Aktørbasen)
  • Navn på kontaktperson
  • Hvilken ukedag dere ønsker
  • Hvilket tidsrom dere ønsker (sjekk først om tidspunkt er ledig i Bookingbasen)
  • Eventuelt navn på alternativt lokale
  • Hva dere ønsker å benytte lokalet til

Vedtak om fordeling av fast ukentlig tid i kommunale lokaler september 2019 - juni 2020

Du kan lese vedtaket her

Arkivsak 19/14948

Alle som har søkt om fast lån av kommunalt lokale via Bookingbasen får tilsendt svar til e-postadressen som ble oppgitt i søknaden. 

Last ned vedtaksbrevet

Søke om lån eller leie av lokaler til møter og arrangement

Du kan søke om engangslån av kommunale lokaler. Søknadsfristen er 3 uker før ønsket tid. 

Søk om lån eller leie av lokaler til møter og arrangement

Kommunale enheter
Kommunale enheter som ønsker å benytte lokaler på andre enheter skal ikke bruke Bookingbasen, men ta direkte kontakt med enheten som har lokalet.

Hvem kan søke?
Frivillige organisasjoner og sammenslutninger samt privatpersoner kan søke om engangslån av kommunale lokaler til arrangement, møter etc.

Hvem avgjør søknaden?
Den kommunale enheten som har lokalet avgjør søknaden. Det er ikke klageadgang.

Hvilke lokaler kan du søke om?
Du kan søke om å benytte lokaler på skoler, helse- og velferdssentre, kulturlokaler og noen barnehager.

Søknadsfrist
Søknadsfrist for søknad om engangslån er 3 uker før ønsket tid.

Begrensning
Det er ikke mulig å søke om engangslån av et lokale før søknadsfristen for fast ukentlig lån av lokaler for kommende skoleår er passert. Søknadsfristen er 1. april. Etter at søknadsfristen er passert vil det bli mulig å søke om engangslån av lokaler fram til ca 1. september året etter. 

Gå til Bookingbasen, finn og søk om lån av lokale

Søke om overnatting i kommunale lokaler

Dersom du ønsker å søke om lån av et kommunalt lokale til overnatting, må du først kontakte aktuelle enheter (skole, barnehage e.l.) og spørre om det gis tillatelse til overnatting.

Dersom det gis tillatelse kan du logge inn i Bookingbasen og legge inn en søknad om engangslån (dersom lokalet er registrert i Bookingbasen). Skriv i søknaden at det gjelder overnatting. 

Dersom overnatting innvilges skal skjema Melding om overnatting fylles ut senest to uker før arrangementet. 

Søke om skjenkebevilling

Det er som hovedregel ikke tillatt å nyte alkohol på enhetens inne- og uteområder. Dersom låntaker ønsker at det skal drikkes alkohol i kommunale lokaler i forbindelse med et arrangement skal låntaker søke om skjenkebevilling for enkeltanledning / ambulerende på eget skjema. Det henvises for øvrig til Trondheim kommunes retningslinjer for skjenkebevilling.

Retningslinjer (Se spesielt pkt. 9)

Mer informasjon

 

Veileder for Aktørbasen og Bookingbasen

Du finner veileder for Aktørbasen her

Du finner veileder for Bookingbasen her

Ofte stilte spørsmål

Kan vi få hjelp til å finne lokaler?

Vi har dessverre ikke kapasitet til å hjelpe organisasjoner og andre aktører med å finne lokaler. Du kan lete etter lokaler selv i Bookingbasen

Kan vi få hjelp til å finne lokaler til overnatting?

Vi har dessverre ikke kapasitet til dette. Les mer om søknad om overnatting her

Hvordan skaffer vi oss et organisasjonsnummer?

Når dere registrerer organisasjonen i Brønnøysundregistrene vil dere få tildelt et organisasjonsnummer. 

Les mer i veileder for Aktørbasen

Hvorfor får jeg ikke til å legge inn en søknad om fast lån av et lokale?

Du er ikke knyttet til organisasjonen i Aktørbasen. Kun personer som har en rolle i organisasjonen i Aktørbasen / Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) har mulighet til å søke på vegne av organisasjonen.

Alle som har en rolle i organisasjonen i Aktørbasen har mulighet til å gi deg tilgang til å søke.

Hvordan oppdatere informasjon om Aktørbasen

Hvorfor får jeg feilmelding når jeg prøver å søke om fast lån av et lokale?

Svar: Feilmeldingen kan skyldes:

1) Du har valgt feil start- og slutt-dato for låneperioden. I søknadsskjemaet er det datovelgere rett over kalenderen; her må du ikke velge startdato før 1. september inneværende år eller sluttdato etter 25. juni året etter.

2) Det er lagt inn en periodeblokkering i kalenderen til lokalet. Pga en teknisk begrensning er det da ikke mulig å søke om fast lån. Hvis du oppdager dette, gi beskjed og vi vil se på problemet.

Hvorfor får jeg feilmelding når jeg prøver å søke om engangslån av et lokale fram i tid?

Det er ikke mulig å søke om engangslån av et lokale før søknadsfristen for fast ukentlig lån av lokaler for kommende skoleår er passert. Søknadsfristen er 1. april. Etter at søknadsfristen er passert vil det bli mulig å søke om engangslån av lokaler fram til ca 1. september året etter. 

Kontakt oss

Send oss en e-post dersom du trenger hjelp til bruk av Aktørbasen eller Bookingbasen, eller du mener det er oppstått en feil i systemet. 

  • Beskriv hva du trenger hjelp til eller hva som er feil. 
  • Oppgi ditt mobil-nummer, så vi kan kontakte deg ved behov. 

Send e-post

 

Om Aktørbasen

Aktørbasen er en oversikt over frivilligheten, idretten og kulturlivet i Trondheim. Hvis du skal søke om lån eller leie av et kommunalt lokale på vegne av en organisasjon/aktør må denne være registrert i Aktørbasen. 

Du finner mer informasjon om Aktørbasen her

Ikke-kommunale lokaler

Du finner oversikt over ikke-kommunale lokaler her

Sist oppdatert: 20.09.2019

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne? (ikke skriv personlig informasjon)


Din tilbakemelding blir ikke besvart. Hvis du behøver hjelp, vennligst benytt en av våre kanaler for kontakt.

A03-P1-EPI004