Saksgang

Saksgang ved utbetaling etter rapport (Etterskuddsbetaling)

1. Skriv søknad og send inn.
   (Ved behov kan saksbehandler returnere søknaden til deg slik at du kan redigere den og sende inn på nytt.)
2. Vedtak fattes. Du mottar e-post med varsel om vedtak.
3. Godta vedtak. Du må godta vedtaket for at tilskuddet skal bli utbetalt. Det er også mulig å avslå tilskuddet eller å levere en formell klage (egen saksgang for klagebehandling).
4. Skriv rapport. Etter at omsøkt tiltak er gjennomført må du sende inn rapport. Du får varsel med påminnelse en tid før rapportfristen (noen ordninger har ikke krav om rapport - i de tilfeller utgår dette punktet).
   (Ved behov kan saksbehandler returnere rapporten til deg slik at du kan redigere den og sende inn på nytt.)
5. Motta tilskuddet. Etter at rapporten er godkjent blir tilskuddet utbetalt.
6. Saken avsluttes.

Saksgang ved utbetaling før rapport (Forskuddsbetaling)

1. Skriv søknad og send inn.
   (Ved behov kan saksbehandler returnere søknaden til deg slik at du kan redigere den og sende inn på nytt.)
2. Vedtak fattes. Du mottar e-post med varsel om vedtak.
3. Godta vedtak. Du må godta vedtaket for at tilskuddet skal bli utbetalt. Det er også mulig å avslå tilskuddet eller å levere en formell klage. (Egen saksgang for klagebehandling.)
4. Motta tilskuddet. Etter at du har godtatt vedtaket utbetales tilskuddet.
5. Skriv rapport. Etter at omsøkt tiltak er gjennomført må du sende inn rapport. Du får varsel med påminnelse en tid før rapportfristen. (Noen ordninger har ikke krav om rapport - i de tilfeller utgår dette punktet.)
   (Ved behov kan saksbehandler returnere rapporten til deg slik at du kan redigere den og sende inn på nytt.)
6. Etter at rapporten er godkjent blir saken avsluttet.

Veileder for bruk av Tilskuddsbasen

Er det første gang du søker om tilskudd med Tilskuddsbasen?

Du må søke på vegne av en organisasjon/aktør i Aktørbasen.

• Hvis du har en rolle i organisasjonen i Brønnøysundregistrene har du det også automatisk i Aktørbasen.
• Hvis du ikke har en rolle i organisasjonen kan du be noen som har det om å oppdatere informasjonen i Brønnøysundregistrene.
• Alternativt kan du be organisasjonen om at du blir lagt til som representant i Aktørbasen.
• Hvis organisasjonen du skal søke tilskudd på vegne av ikke er registrert i Brønnøysundregistrene er det mulig å opprette en aktør uten organisasjonsnummer i Aktørbasen. Du må i så fall være helt sikker på at organisasjonen ikke er registrert i Aktørbasen fra før!

Etter at Aktørbasen eventuelt er oppdatert kan du gå tilbake til denne siden for lese mer om Tilskuddsbasen.

Mer informasjon om Aktørbasen

Innlogging i Tilskuddsbasen

Gå til nettsiden:

tilskudd.trondheim.kommune.no

Logg inn med ID-porten

Du kan bruke MinID, BankID, BankID på mobil, Buypass eller Commfides.

eid.difi.no/nb/id-porten

Min profil

Under ”Min profil” oppe til høyre må du fylle ut feltene Fornavn, Etternavn, E-post og Telefon. Fyll ut eller korriger ved behov og trykk ”Lagre”. NB - det er viktig at e-postadressen her er korrekt, slik at viktig informasjon om søknaden kommer fram til deg. Dobbeltsjekk at adressen er korrekt!

• Under ”Organisasjoner” ser du hvilke organisasjoner/aktører du er representant for. Hvis du trykker på en av dem åpnes Aktørbasen i ny fane. Du må logge inn med ID-porten og kan redigere informasjon i Aktørbasen ved behov.
• Hvis du ikke finner aktuell organisasjon/aktør under ”Organisasjoner”: Trykk på ”Finn eller registrer organisasjon” og du får opp en informasjonsboks; og deretter kan du trykke på ”Gå til Aktørbasen”.
• Hvis du gjør endringer i Aktørbasen må du laste siden i Tilskuddsbasen på nytt (trykk oppdater-knappen i nettleseren eller F5 på tastaturet) for at endringer skal vises.
• Mer informasjon om Aktørbasen

Mine søknader og skriv søknad

Under Mine søknader oppe til høyre vises dine søknader og søknader som er sendt inn på vegne av organisasjonen(e) som du er representant for.

Filter

Du kan filtrere på Søker og Dato levert. Søknadslisten vil være basert på disse valgene.

Oversikt over alle søknader

For å åpne en søknad må du trykke på raden i søknadslisten. Hvis vedtak er fattet tas du til siden for vedtak.

Skrive ny søknad

Trykk på ”Ny søknad” og velg hvilken tilskuddsordning du skal søke på. Når denne er valgt trykk ”Start”.

Fyll ut de ulike feltene i søknadsskjemaet.

• Du må fylle ut alle disse sidene i søknadsskjemaet:
  • Om søker
  • Beskrivelse
  • Budsjett (Om det er krav til budsjett)
  • Vedlegg (Om det er krav til vedlegg)
  • Annet
• Søknaden lagres når du trykker på Forrige, Neste og Lagre.
• Hvis du trykker på Avbryt tas du til oversiktssiden, uten å lagre.
• NB. Hvis du trykker på et element i venstremeny blir siden som du er på ikke lagret.
• Når søknadsskjemaet er ferdig utfylt kan du trykke på Send søknad. Du får eventuelt opp en liste med oversikt over hvilke felt du ikke har fylt ut, og/eller hvor det er feil format. Når alle felt er korrekt utfylt, blir søknaden sendt.
• Hvis du ikke ønsker å sende søknaden likevel kan du slette den ved å trykke på Slett søknad.
• Du kan lagre søknaden, lukke nettleseren og fortsette arbeidet senere.
• Hvis søknaden ikke er sendt inn eller om saksbehandler har returnert søknaden til deg kan du trykke på Rediger søknad. Da åpnes søknaden i søknadsveiviseren.

Trekk søknad

Etter at du har sendt inn en søknad har du mulighet til å trekke den dersom du ikke ønsker å søke likevel. Når du trekker en søknad får saksbehandler varsel om dette og følger opp.

Tre typer søknadsskjema

Avhengig av hva slags tilskuddsordning det søkes tilskudd fra er det tre ulike søknadsskjema. Dette styres av Trondheim kommune.

1. Søknadsskjema med budsjett: Brukes når det er krav om budsjett.
2. Søknadsskjema uten budsjett: Brukes når tilskuddet er basert på andre kriterier enn budsjett.
3. Søknadsskjema basert på medlemstall: Søker kan oppdatere medlemstall i Aktørbasen. Disse tallene hentes inn i søknadsskjemaet i Tilskuddsbasen automatisk. Medlemstall kan overskrives i Tilskuddsbasen hvis de ikke stemmer. (NB dette er basert på tillit til at søker oppgir korrekt medlemstall. Dette kan bli kontrollert av Trondheim kommune ved stikkprøver.)

Etter at vedtak er fattet - godta vedtaket

Godta vedtaket, avslå tilskuddet eller klage

• Godta vedtak: Gir deg mulighet til å godta vilkårene for tilskuddet, eller å godta et avslag.
• Avslå tilskuddet: Gir deg mulighet til å si fra deg tilskuddet.
• Klage på vedtak: Gir deg mulighet til å sende inn en formell klage. NB. Du oppfordres til å kontakte saksbehandler pr e-post eller telefon før klage eventuelt sendes (du har rett til å klage, men det er lurt å sjekke eventuelle formaliteter og retningslinjer før klage sendes).

Etter at tiltaket er gjennomført - skriv rapport

Skrive rapport

• Opprett rapport: Åpner veiviser for en ny rapport, der du gjør rede for resultatet av gjennomføring av omsøkt tiltak og skriver regnskap.
• Rediger rapport: Om rapporten er lagret, men ikke sendt, eller om saksbehandler sender rapport tilbake til deg, åpner denne aksjonen rapporten slik at du kan fortsette å skrive.
• Rapporten lagres når du trykker på Forrige, Neste og Lagre.
• Rapporten inneholder følgende sider som du må fylle ut:
  Innledning: Beskrivelse av veiviseren.
  Søknaden: Viser søknaden som ble sendt inn.
  Gjennomføring: Beskriv kort gjennomføring, sted og eventuelle avvik fra søknaden.
  Regnskap: Skriv regnskap for hver budsjett-linje. (Du må oppgi reelle tall basert på kvitteringer/bilag. Ikke rund av beløpet til nærmeste hundre eller tusen. Dersom det er oppgitt øre i bilaget må du runde av til nærmeste krone.)
  Vedlegg: Last opp vedlegg eller legg inn nettadresse ved behov. (NB. Hvis du allerede har lagt inn dekkende informasjon i regnskapet, er det ikke nødvendig å legge ved regnskap som vedlegg også.)
  Sammendrag. Du får opp et sammendrag av rapporten som du kan lese før du sender inn.
• Send rapport. Når rapporten er ferdig utfylt kan du trykke på Send rapport. Du får eventuelt opp en liste med oversikt over hvilke felt du ikke har fylt ut, og/eller hvor det er feil format. Når alle felt er korrekt utfylt, kan du prøve på nytt.

Endre kontaktperson eller kontaktinfo

• Endre kontakt: Du kan endre kontaktperson eller egen kontaktinfo i søknaden.

Varsler

• Når status endres til Vedtak fattet, Klagevedtak fattet, Rapport underkjent eller ved purring på rapport sendes det automatisk varsel til aktørens e-postadresse i tillegg til e-postadressen som er registrert i selve søknaden.

Ofte stilte spørsmål om Tilskuddsbasen

1. Hva er Tilskuddsbasen og hvor finner jeg den?

Tilskuddsbasen er Trondheim kommunes søknadsportal for tilskudd. For de fleste av kommunens tilskuddsordninger sender du søknaden i Tilskuddsbasen. Her kan du også følge saksbehandlingen, se vedtak, skrive rapport eller melde inn en klage.

Her finner du oversikt over alle kommunale tilskuddsordninger.

Lenke til Tilskuddsbasen med søknadsskjema ligger på informasjons-siden til hver enkelt tilskuddsordning.

Tilskuddsbasen

2. Hvordan logger jeg meg inn i Tilskuddsbasen?

Du må logge inn med ID-porten. Du kan bruke MinID, BankID med kodebrikke, BankID på mobil, Buypass eller Commfides.

Slik skaffer du deg elektronisk ID

3. Hvordan registrerer jeg meg / min organisasjon i Aktørbasen for å søke om tilskudd?

Alle som skal søke om tilskudd må søke på vegne av en organisasjon eller aktør som er registrert i Aktørbasen. Kunstnere og andre enkeltpersoner kan søke på vegne av sitt enkeltmannsforetak. Du kan registrere dette i Aktørbasen.

NB! Hvis organisasjonen er registrert i Brønnøysundregistrene skal du IKKE opprette en Aktør uten organisasjonsnummer i Aktørbasen. I slike tilfeller vil søknad om tilskudd kunne bli avvist.

Mer informasjon om Aktørbasen

4. Kan jeg søke om tilskudd uten å være registrert i Brønnøysundregistrene?

Ja det kan du, hvis det ikke er krav i retningslinjene om at søker er registrert i Brønnøysundregistrene. (Trondheim kommune oppfordrer alle søkere om å registrere seg i Brønnøysundregistrene.)

Informasjon om hvordan du registrerer en aktør uten organisasjonsnummer

5. Hva gjør jeg hvis jeg ikke finner min organisasjon/aktør i Aktørbasen?

Når du har logget deg inn i Tilskuddsbasen skal du finne din organisasjon under "Min profil". Hvis du ikke finner den, kan dette skyldes:

1. Du har ikke en rolle knyttet til organisasjonen

Du kan sjekke dette ved å søke i Enhetsregisteret og se om du har en rolle i organisasjonen. Hvis du ikke har en rolle, kan du be en de som har en rolle om å eller legge deg til som representant.

2. Organisasjonen har ikke blitt registrert i Aktørbasen

Du kan gå til ”Registrer aktør” for å ordne dette. (Også her må du ha en rolle i organisasjonen i Enhetsregisteret)

- Velg ”Registrer aktør med organisasjonsnummer” og finn riktig organisasjon.

Mer informasjon om Aktørbasen

6. Vanlige feilmeldinger i forbindelse med søknad

1. Feilmelding: ”Navn er ikke oppgitt”

På siden ”Om søker"; etter at du har valgt aktør i nedtrekksmenyen, må du trykke på knappen ”Hent informasjon” som er til høyre for nedtrekksmenyen. Da vil navn, organisasjonsnummer osv. bli lagt inn i feltene under nedtrekksmenyen.

2. Feilmelding: ”Beløp er ikke oppgitt”

Noen søkere har hatt problemer med å sende inn søknader med tomme linjer i budsjettet.

Slett tomme linjer på utgifts- og inntekts-siden i budsjettet. (Trykk på ”Fjern”-knappen til høyre for alle tomme linjer.)

7. Hvorfor får jeg ikke e-post-varsel fra Tilskuddsbasen?

Når det sendes inn søknad skal det i utgangspunktet gis en bekreftelse pr e-post til adressen som er oppgitt i søknaden. I tillegg skal det sendes varsel til samme adresse når vedtak fattes, samt påminnelser om å godta vedtak og sende inn rapport.

Hvis du ikke mottar e-post, kan det være fordi e-poster fra Tilskuddsbasen havner i søppelpost / spam - filteret i e-post-programmet ditt.

8. Når blir tilskuddet utbetalt?

Ved tilsagn om tilskudd må søker godta vedtaket før tilskuddet kan bli utbetalt. Etter at vedtak er fattet, får søker en e-post med beskjed om å logge inn i Tilskuddsbasen og godta vedtaket.

Etterskuddsutbetaling

Tilskuddet blir utbetalt etter at rapport er levert og godkjent.

Forskuddsutbetaling

Tilskuddet blir utbetalt etter at søker har godtatt vedtaket.

Etter at Trondheim kommune har registrert utbetalingen i regnskapssystemet, tar det noen dager før tilskuddet er overført til oppgitt kontonummer.